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Monta un curso con lo que ya tienes: archivos, grabaciones, webs y YouTube
Casi todo el material que necesita un curso de formación ya existe dentro de la empresa, repartido entre procedimientos, presentaciones, grabaciones de reuniones y vídeos. Los agentes de Vidext montan el curso a partir de ese material, enseñan de dónde sale cada parte y te piden lo que falte, y no sale nada sin tu visto bueno.
Para montar un curso con el material que ya tienes, lo adjuntas a tu petición en el chat de Vidext: documentos, presentaciones, hojas de cálculo, grabaciones de audio y vídeo, enlaces de YouTube, páginas web o archivos de Google Drive, SharePoint, Teams o Notion conectados. Los agentes lo leen todo, planifican el curso en torno a tu objetivo y forman con tu propio contenido, no con conocimiento genérico.
La razón para empezar por tu material es la precisión. Un procedimiento escrito por tu responsable de PRL o una explicación grabada por tu mejor jefe de turno ya tienen los detalles que hacen tuyo el curso: los nombres de tus centros, tus equipos, tus normas. En esta guía te contamos qué admite cada tipo de fuente, cómo se añade y cómo comprobar qué han sacado los agentes de ella.
Vidext admite siete tipos de fuente. Cada una se lee de una forma algo distinta, y saber cómo te ayuda a elegir qué adjuntar.
| Fuente | Formatos y límites | Cómo la usan los agentes |
|---|---|---|
| Documentos | PDF, Word (.docx), RTF, texto plano, Markdown, hasta 50 MB por archivo | Extraen el texto, también de PDF escaneados y del texto dentro de imágenes |
| Presentaciones y hojas de cálculo | PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx), CSV, hasta 50 MB | Leen las diapositivas y las tablas como contenido |
| Grabaciones de audio | MP3, WAV, OGG, M4A, FLAC, hasta 25 MB por archivo | Transcriben la grabación |
| Grabaciones de vídeo | MP4, MOV, M4V, WebM, hasta 500 MB y 2 horas por archivo | La transcriben distinguiendo a cada persona que habla y la resumen |
| Vídeos de YouTube | Vídeos sueltos, Shorts y directos | Usan los subtítulos cuando existen y ven el vídeo siempre |
| Páginas web | Cualquier página pública, por su dirección | Leen la página y te dicen qué cubre |
| Servicios conectados | Google Drive, SharePoint, Teams y Notion (solo lectura) | Buscan en ellos el documento adecuado, aunque no lo nombres |
Hay dos límites prácticos que valen para todo: puedes adjuntar hasta 20 archivos por mensaje, y los formatos antiguos de Office (.doc, .ppt, .xls) hay que guardarlos antes como .docx, .pptx o .xlsx.
Antes de adjuntar nada, quédate con los documentos que de verdad describen lo que la gente tiene que aprender. Cinco documentos precisos sirven más que cincuenta relacionados a medias, porque los agentes forman con lo que les das y un montón de archivos a medio encajar da un curso que se va por las ramas.
Una buena prueba es preguntarte si la persona responsable del procedimiento le pasaría ese archivo a alguien recién incorporado. Si no, déjalo fuera.
Escribe tu petición en el chat (para quién es el curso y qué tiene que saber hacer esa gente al terminar, como contamos en cómo pedirle un curso a Vidext en un solo mensaje) y adjunta los archivos en el mismo mensaje, o arrástralos.
Los documentos, las presentaciones y las hojas de cálculo se leen como texto. También se leen los PDF escaneados y el texto dentro de las imágenes, así que un procedimiento plastificado de los de siempre, fotografiado con el móvil, cuenta como fuente.
En las grabaciones vive buena parte del conocimiento de una empresa: una charla de seguridad a pie de máquina, un jefe de turno explicando un cambio de formato, un webinar grabado con un proveedor. Adjunta el archivo de audio o de vídeo y los agentes lo transcriben. En los vídeos se distingue a cada persona que habla, así que una pregunta del público no se mezcla con la respuesta del formador.
Si la grabación es más larga de lo que el curso necesita, di qué parte importa («solo la parte de la revisión antes de arrancar»). Te ahorra preguntas después.
Pega una dirección de YouTube sola en el mensaje, o arrastra el enlace. Los agentes usan los subtítulos del vídeo cuando YouTube los publica y lo ven en cualquier caso, así que un vídeo del fabricante sin subtítulos también sirve.
Solo se admiten vídeos sueltos. Las listas de reproducción, los canales y los vídeos privados o solo para miembros no se admiten, y los vídeos de otras plataformas hay que descargarlos y adjuntarlos como archivo.
Escribe en tu mensaje la dirección de una página web pública: la guía de un organismo oficial, la página de producto de un proveedor o una página pública de vuestra propia web. Los agentes la leen y te dicen qué cubre antes de usarla.
Las páginas que piden iniciar sesión no se pueden leer desde la dirección. Descárgalas en PDF y adjúntalas.
Si tus procedimientos están en Google Drive, SharePoint, Teams o Notion, conecta el servicio una vez desde el botón + del chat. A partir de ahí puedes elegir un archivo directamente o simplemente pedirlo («usa el último procedimiento de la retráctil») y los agentes buscan en los servicios conectados, leen los documentos más probables y te dicen cuáles han encontrado.
Las conexiones son de solo lectura: los agentes nunca editan, borran ni publican nada. Además son personales, así que cada persona del equipo de formación conecta su propia cuenta.
Cada parte de un curso montado en Vidext se puede rastrear hasta su origen. Eso es lo que permite a quien da el visto bueno revisar el curso rápido en lugar de releer todas las fuentes.
Cuando el curso necesita un dato que solo conoce tu organización (un contacto del centro, una norma interna, un umbral concreto) y ninguna fuente lo tiene, los agentes te lo piden en lugar de inventarlo. Puedes adjuntar el documento que falta o seguir con el hueco bien marcado y completarlo antes de aprobar el módulo.
Lo que adjuntas se usa como fuente por defecto. Si quieres que un vídeo o una imagen aparezca en pantalla dentro del curso, dilo en tu mensaje.
Si adjuntas un vídeo sin decir cómo usarlo, los agentes te preguntan antes de decidir.
Una empresa de transporte incorpora remolques frigoríficos con un equipo de frío nuevo y necesita un curso corto para sus conductores. Nadie tiene tiempo de escribirlo desde cero, pero el material ya está:
La petición del jefe de flota en el chat dice: «Un curso para nuestros conductores sobre los equipos de frío nuevos. Al terminarlo tienen que saber fijar y comprobar la temperatura, leer los códigos de alarma y hacer la revisión antes de salir. Usa el procedimiento de SharePoint, la grabación adjunta (solo a partir del minuto 12) y este vídeo de YouTube, y pon el vídeo del fabricante dentro del curso».
A partir de ahí, los agentes leen las cuatro fuentes, preguntan lo que solo puede responder el jefe de flota (a quién llamar cuando una alarma no se borra, por ejemplo) y proponen un plan. El jefe de flota da el visto bueno al plan y después a cada módulo, revisando las fuentes marcadas junto a cada parte. Explicamos con más detalle cómo convertir un procedimiento en un módulo en nuestro método para pasar un procedimiento a un curso corto.
A la mayoría de equipos de formación no les falta conocimiento. Les falta tiempo para convertir lo que ya está en procedimientos, grabaciones y vídeos en algo que la gente pueda seguir en su turno. Partir de ese material mantiene el curso fiel a cómo trabaja de verdad tu empresa, y poder rastrear cada parte hasta su fuente es lo que hace rápido revisarlo y darle el visto bueno.
Lo que queda es elegir bien las fuentes y decidir qué tiene que conseguir el curso, que es justo la parte que debe quedarse en manos de quien conoce el trabajo.
Puedes usar documentos PDF, Word (.docx), RTF, texto y Markdown, PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx) y CSV, imágenes (PNG, JPEG, WebP, GIF), archivos de subtítulos, grabaciones de audio (MP3, WAV, OGG, M4A, FLAC) y de vídeo (MP4, MOV, M4V, WebM de hasta 2 horas). Los .doc, .ppt y .xls antiguos hay que guardarlos antes en el formato nuevo.
Sí. Pega en el chat el enlace de un vídeo de YouTube y los agentes usan sus subtítulos, si los tiene, y ven el vídeo. Las listas de reproducción, los canales y los vídeos privados no se admiten. También puedes pedir que el vídeo se vea dentro del curso.
Sí. Adjunta el archivo de audio o de vídeo y los agentes lo transcriben, distinguen a cada persona que habla en los vídeos y usan el contenido como material para el curso.
No. Las conexiones son de solo lectura. Los agentes pueden buscar y leer tus archivos para montar un curso, pero nunca editan, borran ni publican nada en el servicio conectado.
Los agentes pueden investigar conocimiento público para cubrir huecos generales, o ceñirse solo a tus fuentes si se lo pides. Para los datos que solo conoce tu organización, te piden la información o marcan el hueco a la vista para que lo completes antes de aprobar el curso.
Programa de fomento de la contratación indefinida de personas jóvenes cualificadas, en el marco del Sistema Nacional de Garantía Juvenil. Vidext ha recibido una subvención por importe de 25.401€, concedida por LABORA Servicio Valenciano de Empleo y Formación, por la contratación indefinida en 2024 de persona/s joven/es cualificada/s inscrita/s en el Sistema Nacional de Garantía Juvenil, actuación susceptible de cofinanciación por el Fondo Social Europeo Plus (FSE+) 2021-2027 o cualquier otro fondo de la Unión Europea. Expediente ECOGJU/2024/550/46. Esta publicación se realiza en cumplimiento de las obligaciones de transparencia establecidas en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre.
