De un objetivo a un plan de formación: cómo pedirle un curso a Vidext en un solo mensaje

 

Un buen encargo a Vidext responde en un solo mensaje a tres preguntas: para quién es el curso, qué tienen que saber hacer al terminarlo y qué material existe ya. Los agentes de Vidext lo convierten en un resumen del curso y una estructura, y tú das el visto bueno a los dos antes de que se monte nada.

Para pedirle un curso a Vidext, escribes un mensaje en el chat diciendo para quién es, qué tiene que saber hacer esa gente cuando termine y qué material tienes ya, y adjuntas ese material. Los agentes de IA de Vidext lo leen, preguntan lo que falta y te devuelven un plan de formación para que lo apruebes.

El mensaje es corto, pero lo que pongas en él decide cuántas preguntas te van a llegar y lo cerca que estará el primer plan de lo que necesitas. En esta guía explicamos qué lleva un buen encargo, qué pasa después de enviarlo y cómo elegir dónde se paran los agentes a preguntarte.  

Qué lleva un buen encargo a Vidext

Un encargo que funciona responde a tres preguntas. Con una respuesta sincera a cada una basta.  

  La segunda fila es la que más cambia el resultado. Los agentes de Vidext diseñan el curso hacia atrás, a partir de lo que la gente tiene que saber explicar, identificar o elegir, porque eso sí se puede comprobar con una pregunta dentro del curso. «Conocer», «entender» o «estar al tanto» no se pueden comprobar, así que cuando un encargo los usa, los agentes te piden primero que conviertas el tema en un objetivo.  

Cómo pedirle un curso a Vidext, paso a paso

 

Paso 1: Escribe la petición con tus palabras

Abre el chat y describe el curso como se lo contarías a un compañero. Incluye las tres respuestas de arriba en una o dos frases. No hay formulario ni fórmula obligatoria.  

Paso 2: Adjunta el material que ya tienes

Añade al mismo mensaje tus procedimientos, manuales, presentaciones, hojas de cálculo, grabaciones o enlaces de YouTube. También puedes pegar la dirección de una página web o traer documentos de Google Drive, SharePoint, Teams o Notion una vez conectados. Tu propio material da el resultado más fiel, porque los agentes enseñan a partir de él.

Si el objetivo necesita conocimiento público que tu material no cubre, los agentes lo investigan por su cuenta. Si quieres que el curso use solo tus documentos, di «solo mis fuentes» en cualquier momento.  

Paso 3: Responde a las preguntas de los agentes

Mientras leen e investigan, los agentes preguntan lo que ningún documento puede resolver: quién es la gente que se va a formar, qué sabe ya, cuánto tiempo tiene y dónde quieres revisar tú. Cada pregunta llega con una respuesta sugerida y alguna alternativa.

Los agentes llevan además una lista numerada de decisiones abiertas, cada una con su sugerencia. Puedes responder por número, corregir una o dos o contestar «adelante con tus sugerencias» para aceptarlas todas. Lo que solo sabe tu empresa, como un procedimiento interno o un contacto, nunca se inventa: los agentes te lo piden o lo dejan marcado como un hueco visible.  

Paso 4: Da el visto bueno al resumen del curso

Después, los agentes escriben un resumen del curso: para quién es, qué van a aprender, cuánto dura y todas las decisiones tomadas por el camino, cada una con su origen (tú, una fuente o una sugerencia que aceptaste). Puedes aprobarlo, cambiarlo o añadir información. En este punto también se fija el idioma del curso.  

Paso 5: Da el visto bueno a la estructura

A partir del resumen aprobado, los agentes proponen el menor número de módulos que cubre el objetivo. Cada módulo es una lección breve en vídeo interactivo sobre una cosa que la persona sabrá hacer, normalmente de cinco a diez minutos con práctica y preguntas incluidas. Puedes dividir, unir, reordenar, renombrar o quitar módulos pidiéndolo.  

Paso 6: Elige qué se monta

Con la estructura aprobada, eliges entre montar primero un módulo para revisarlo antes que el resto (la opción recomendada), montarlos todos o cambiar antes la estructura. Nada llega a tu gente hasta que alguien de tu equipo publica el curso.  

Un ejemplo de encargo en un solo mensaje

Así puede quedar un encargo completo para un equipo de logística que prepara la temporada alta:

«Necesito un curso para los refuerzos de ETT que entran en noviembre en nuestro almacén de Zaragoza. La mayoría nunca ha trabajado en un almacén. Al terminar tienen que saber elegir el pasillo correcto, identificar las zonas prohibidas junto a las carretillas y comunicar un incidente sin daños. Adjunto el procedimiento de seguridad del centro y una grabación de 6 minutos del jefe de turno recorriendo el almacén. Lo harán antes de su primer turno, así que que no pase de 30 minutos en total.»

Ese mensaje ya responde a las tres preguntas, añade un límite de tiempo y da a los agentes las dos fuentes que necesitan. Con el objetivo, las personas y el material ya claros, lo que les queda por preguntar se reduce a las decisiones que solo puede tomar el equipo.  

Elige dónde se paran los agentes a preguntarte

Por defecto, los agentes se paran dos veces: una para que apruebes el resumen del curso y otra para que apruebes la estructura. Puedes cambiarlo en el mismo mensaje, con tus palabras:  

  Aunque les pidas que no se paren, los agentes siguen preguntando lo que solo puedes decidir tú, como dos requisitos que se contradicen o un documento de la empresa que el curso necesita. Y el curso sigue sin publicarse hasta que alguien de tu equipo lo publica.  

Errores habituales al encargar un curso de formación

• Mandar un tema en lugar de un objetivo. «Seguridad alimentaria» te devuelve una pregunta; «el personal nuevo de cocina sabe identificar los cinco alérgenos que manejamos y elegir cómo etiquetarlos» te devuelve un plan.
• No decir quién se va a formar. Un curso para operarios con experiencia y otro para gente que empieza de cero sobre el mismo tema son cursos distintos.
• No adjuntar el procedimiento. Sin tu documento, los agentes solo pueden partir de las buenas prácticas públicas y marcarán los huecos donde deberían ir tus propias normas.
• Pedir que se convierta un documento cuando lo que necesitas es que la gente aprenda algo. Si quieres un curso fiel a tu documento, dilo: los agentes enseñan solo a partir de él y no añaden nada que no diga, pero siguen montando práctica y preguntas alrededor.

Para el detalle completo de cada paso, consulta la documentación de Vidext sobre cómo planificar un curso y sobre cómo añadir tus fuentes.  

Conclusión: el curso se decide en el encargo

Buena parte de la calidad de un curso se decide antes de que exista una sola pantalla: en para quién es, qué tiene que saber hacer la gente y de qué material se parte. Un encargo que responde a esas tres preguntas ahorra rondas de correcciones después.

A partir de ahí, los agentes de Vidext se encargan de planificar, investigar y montar, y los dos vistos buenos dejan las decisiones en manos de quien conoce la operativa. Escribe el objetivo como algo que la persona pueda demostrar, adjunta lo que tengas y el plan que te devuelvan merecerá tu visto bueno.  

Preguntas frecuentes

 

¿Puedo pedirle un curso a Vidext sin material?

Sí. Puedes empezar solo con una descripción, y los agentes investigan el conocimiento público que necesita el objetivo. Para lo propio de tu empresa, como un procedimiento interno, te lo piden o dejan un hueco visible en lugar de inventarlo. Tu propio material suele dar el resultado más fiel.  

¿Cuántos archivos puedo adjuntar a un encargo?

Hasta 20 archivos por mensaje, entre PDF, Word, PowerPoint, Excel, imágenes, audio y vídeos de hasta dos horas. En el mismo mensaje puedes añadir enlaces de YouTube y direcciones de páginas web.  

¿Tengo que aprobar cada paso?

Por defecto das el visto bueno a dos cosas: el resumen del curso y la estructura. Puedes pedir más paradas («enséñame antes el plan») o menos («solo el resumen» o «hazlo directamente»). Elijas lo que elijas, nada llega a tu gente hasta que alguien de tu equipo publica el curso.  

¿Qué pasa si mi petición abarca varios grupos de personas?

Cuando una petición cubre públicos con necesidades distintas, los agentes proponen varios cursos, cada uno con su propio objetivo, en lugar de meter a todo el mundo en uno. Un conjunto grande llega primero como un esquema para que lo apruebes o lo cambies.  

¿Puedo cambiar el plan después de aprobarlo?

Sí. Puedes pedir dividir, unir, reordenar, renombrar o quitar módulos, o cambiar sus objetivos, tanto en la fase de estructura como después de montar el primer módulo.