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Por qué formar con documentos y PowerPoints no funciona
Imagina la escena. Lunes por la mañana. Un empleado abre su bandeja de entrada y encuentra un PDF de 47 páginas titulado "Nuevo protocolo de seguridad de datos". Lo descarga. Lo abre. Lee la primera página. Quizá la segunda. Lo cierra. No vuelve a abrirlo.
Mientras, Recursos Humanos registra que el 100% del equipo ha "recibido" la formación. Pero la realidad es otra: solo el 12% de los empleados aplica lo aprendido en las formaciones a su trabajo diario.¹
El problema no es la falta de inversión. El mercado de formación empresarial en España facturó 2.150 millones de euros en 2023, con un crecimiento del 7,5% anual.² Y el 70% de las empresas españolas planea implementar programas formativos en 2025.³ El problema es que seguimos empaquetando conocimiento en formatos que la gente ignora.
Los documentos informan. La formación exige algo más: guía, ritmo y contexto.
La mayor parte de la inversión en formación no genera aprendizaje real porque se apoya en formatos que no se consumen ni se recuerdan.
A nivel global, se destinan más de 200.000 millones de dólares anuales a formación corporativa. Según Harvard Business Review, solo el 10% de esa inversión produce resultados medibles.⁴ El resto se evapora: presentaciones que nadie termina, manuales que acumulan polvo digital, módulos de e-learning con tasas de abandono del 80%.
En España, el dato más revelador es otro: solo el 20% de las empresas aprovechan sus créditos de formación bonificada a través de Fundae.² De las más de 1,6 millones de empresas beneficiarias potenciales, apenas 343.000 tramitan estas bonificaciones. Es decir, ni siquiera se utiliza la formación que ya está financiada.
El 93% de los empleados afirma que una formación bien diseñada impacta positivamente en su nivel de compromiso.⁵ La gente quiere aprender. El formato se lo impide.
En Europa, la tendencia de desconexión laboral también se agrava. Según Fosway Group, el 61% de los equipos de L&D europeos vieron su presupuesto reducido o congelado en 2024.⁶ Y los equipos de formación que sí mantienen presupuesto siguen destinándolo a formatos que no funcionan.
Cada día se crean más de 350 millones de presentaciones de PowerPoint en el mundo. La mayoría no se recuerdan al día siguiente.
Porque son formatos pasivos, largos, genéricos y difíciles de mantener actualizados, lo que reduce la atención, la retención y la aplicación práctica.
No es que el contenido sea malo. Es que el formato trabaja en contra del aprendizaje. Hay cuatro razones concretas por las que un PDF o un PowerPoint rara vez consiguen que alguien aprenda algo.
Leer un documento o recorrer slides activa principalmente la corteza prefrontal. No hay estimulación multisensorial, no hay interacción, no hay emoción. El cerebro procesa la información visual 60.000 veces más rápido que el texto, pero un PowerPoint lleno de párrafos no es contenido visual. Es texto con marco.
La retención de información en formatos de lectura pasiva se queda en torno al 10%.¹ Frente a esto, los formatos audiovisuales alcanzan tasas de retención superiores al 65%.
Un PDF de 40 páginas o un PowerPoint de 60 slides compiten contra un recurso limitado: la memoria de trabajo. La atención media ha caído a 8,5 segundos. Los formatos largos y densos no compiten en ese contexto.
Las formaciones con módulos breves alcanzan tasas de completitud del 80%, frente al 20% de los formatos extensos.⁷ El microlearning es una de las tendencias clave en formación empresarial en España en 2025, según la Cámara de Comercio Alemana y Synergie.⁸
Un mismo PDF llega igual al comercial de Madrid que al técnico de Bilbao. No se ajusta al puesto, al nivel de experiencia ni al ritmo de cada persona.
La personalización importa: el 93% de los trabajadores quiere formación fácil de completar, el 91% quiere que sea relevante para su puesto y el 90% pide que sea atractiva.⁵ En España, las empresas están dejando atrás los programas genéricos para apostar por formación personalizada con IA, una de las prioridades de 2025.⁸
Cada cambio normativo, cada actualización de producto, cada nuevo protocolo implica revisar el documento, maquetar de nuevo, redistribuir y rezar para que todo el mundo descargue la versión correcta.
Muchas empresas siguen usando documentos estáticos porque creen que son más fáciles de actualizar. La realidad es la opuesta: mantener la formación interna actualizada con formatos estáticos es más costoso y menos fiable que hacerlo con herramientas que permiten editar y republicar en minutos.
El vídeo breve y modular, combinado con microlearning y consumo a ritmo propio, es el formato que mejores resultados de retención ofrece.
La investigación en aprendizaje corporativo lleva años señalando tres factores que marcan la diferencia: formato visual, brevedad y autonomía.
El 72% de los empleados se sienten más comprometidos cuando la formación incluye vídeo corto. 7 de cada 10 retienen mejor la información presentada en vídeo que en texto escrito.⁵
Un estudio de la UCL demostró que el vídeo generado con IA es tan efectivo como el vídeo grabado con instructor real en términos de recuerdo y reconocimiento. Los participantes lo prefirieron sobre el material escrito.⁹
El 83% de las personas prefieren consumir contenido instruccional en formato vídeo.¹⁰
El microlearning consiste en dividir la formación en módulos breves, de 3 a 7 minutos, que cubren un solo concepto. No es solo más cómodo: mejora la retención entre un 25% y un 60% respecto a los formatos tradicionales.⁷
Cuando se combina con refuerzo espaciado (repetir conceptos clave a intervalos), la retención mejora un 150% en solo dos semanas.
Permitir que cada persona aprenda a su propio ritmo aumenta la retención entre un 25% y un 67%.⁵ Es lo contrario de enviar un PDF idéntico a toda la organización y esperar que funcione igual para todos.
Respetar el tiempo y el contexto de cada persona es clave para mejorar el engagement en la formación interna.
| Indicador | Documentos y PowerPoints | Vídeo con IA y microlearning |
|---|---|---|
| Retención de conocimiento | ~10% en lectura pasiva¹ | +65% en contenido audiovisual¹ |
| Tasa de completitud | ~20% en formatos largos⁷ | ~80% en módulos breves⁷ |
| Personalización | Contenido idéntico para todos | Adaptable por puesto, idioma y nivel |
| Tiempo de producción | Semanas (diseño + maquetación + revisión) | Horas (importar PPT → vídeo con avatar y voz) |
| Facilidad de actualización | Redistribuir archivo completo | Editar y republicar en minutos |
| Datos de consumo | Sin visibilidad (¿quién lo leyó?) | Quién vio qué, dónde abandonó, qué respondió |
Transformando primero los contenidos con peor rendimiento en módulos breves de vídeo, sin rehacer todo el material ni crear un proyecto complejo.
Los datos son convincentes, pero la teoría sin ejecución no sirve de mucho. La pregunta real es si es viable hacer el cambio sin un equipo de producción audiovisual y un presupuesto disparado. Especialmente en España, donde las pymes representan el grueso del tejido empresarial y los recursos de L&D suelen ser limitados.
El camino no tiene por qué ser radical. Una empresa con un manual de procedimientos de 80 páginas puede transformarlo en 15-20 módulos de vídeo de 3 a 5 minutos. Cada módulo cubre un tema concreto, es consumible de forma independiente y se puede actualizar sin tocar el resto.
SmartExpert, una empresa de HR tech, utilizó herramientas de vídeo con IA para crear más de 10.000 minutos de contenido formativo, ahorrando 800 horas de producción y 70.000 dólares en costes.⁹
Ese tipo de transformación es lo que hace viable digitalizar el contenido corporativo sin multiplicar recursos. Y formar a equipos grandes deja de ser un problema logístico cuando el contenido se adapta, se escala y se mide.
Plataformas como Vidext permiten precisamente eso: importar documentos o presentaciones existentes y transformarlos en contenido de vídeo con avatares, voces en más de 40 idiomas e interactividad integrada, todo desde un entorno colaborativo y sin necesidad de equipo técnico. Es usar la IA como aliado en la formación interna, no como reemplazo del criterio humano.
Empieza por el contenido con peor rendimiento: el que nadie completa, el que genera más dudas al equipo o el que necesita actualizarse con más frecuencia. Transforma esos módulos primero y mide el impacto antes de escalar.
Sí, y mejor que los documentos. Con herramientas de creación con IA, actualizar un vídeo es tan rápido como editar un texto. El único escenario donde el vídeo no encaja es para información que caduca en horas, como turnos o precios en tiempo real.
Sí. Las plataformas actuales permiten crear vídeos con avatar y voz profesional a partir de un guion o importando directamente un PowerPoint o PDF. No se necesita cámara, estudio ni editor de vídeo.
Con vídeo interactivo puedes rastrear quién ha visto cada módulo, cuánto tiempo ha dedicado, dónde ha abandonado y qué preguntas ha respondido correctamente. Los documentos PDF no ofrecen esa visibilidad.
La resistencia al cambio es normal, pero los datos son claros: el 83% de las personas elige vídeo sobre texto para contenido instruccional.¹⁰ El problema no suele ser la resistencia del equipo, sino la inercia de quien diseña la formación.
Como formato de consumo directo para formación, cada vez menos. Como materia prima para crear contenido mejor, sí. Las presentaciones existentes pueden usarse como base para generar módulos de vídeo sin empezar de cero.
Menos de lo que cuesta seguir como estás. La formación ineficaz tiene un coste estimado de 13,5 millones de dólares anuales por cada 1.000 empleados.⁴ En España, el 80% de las empresas ni siquiera aprovechan los créditos de formación bonificada de Fundae.² Las herramientas de creación de vídeo con IA tienen costes mensuales accesibles y reducen el tiempo de producción hasta un 70%.
No hace falta reinventar la formación. Hace falta cambiar el envoltorio. Puedes tener el mejor programa de formación del mundo: si lo empaquetas en un PDF de 50 páginas o un PowerPoint de 70 slides, la mayoría de tu equipo no llegará a la página 3.
No se trata de demonizar los documentos. Se trata de reconocer que la forma en que la gente consume información ha cambiado y que los formatos de formación corporativa no han seguido el ritmo.
La buena noticia es que transformar esa formación ya no requiere presupuestos de producción audiovisual ni meses de desarrollo. Las herramientas existen. Los datos respaldan el cambio. Solo falta tomar la decisión.
En formación corporativa, el formato no acompaña al contenido: determina si alguien aprende o abandona.
Si quieres ver cómo sería tu formación en un formato que la gente realmente consume, explora cómo funciona Vidext para equipos de formación.
¹ Video Training Statistics 2025 - Research.com ² Datos sobre la formación programada en España - Smartmind / Fundae ³ III Estudio de Retos y Tendencias en RRHH 2025 - Pluxee / Factor Humano ⁴ Employee Training Statistics 2025 - eLearning Industry ⁵ 70+ Employee Training & Development Statistics 2025 - Whatfix ⁶ Digital Learning Realities 2024 - Fosway Group ⁷ Microlearning Statistics & Trends 2025 - eLearning Industry ⁸ Tendencias de formación empresarial 2025 - Talento AHK / Cámara de Comercio Alemana ⁹ AI-Generated Video in Corporate Training - Panopto ¹⁰ Training Video Trends 2026 - Research.com
@ 2026 Vidext Inc.
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