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Cuánto dura un curso antes de quedarse desfasado: cómo calcular la vida útil de la formación y planificar las revisiones
La vida útil de un curso no la marca el calendario, sino lo que lo hace caducar: una norma, un procedimiento, un producto o un sistema. Se calcula combinando el plazo legal de reciclaje, cuando existe, con la frecuencia con la que cambia el documento del que sale el curso.
La responsable de formación de una empresa de distribución tiene 140 cursos en el catálogo y una pregunta de su directora: ¿cuántos están al día? No lo sabe. Algunos se revisaron el año pasado, otros llevan tres años sin tocarse y de unos cuantos nadie recuerda quién los hizo. Revisarlos todos cada año, con un equipo de dos personas, es imposible.
La salida no es revisar más, sino revisar mejor: saber qué cursos caducan rápido, cuáles aguantan años y cuáles tienen una fecha fijada por ley. Con esa información, el catálogo deja de ser un bloque de 140 cursos y se convierte en un calendario de revisiones que un equipo pequeño puede sostener.
En este artículo explicamos qué hace caducar cada tipo de curso, qué plazos fija la ley en España, un método de cuatro pasos para calcular la vida útil de cada curso y un ejemplo de calendario aplicado a un catálogo real.
La revisión anual de todo el catálogo es la respuesta intuitiva, pero falla por dos lados. Para un equipo de formación de una a tres personas, revisar cientos de cursos al año no es viable. Y aunque lo fuera, el calendario no coincide con el ritmo real de los cambios: un procedimiento puede cambiar tres veces en un año y un curso de comunicación puede seguir siendo válido cinco años después.
El resultado habitual es una revisión superficial de todo, que no detecta lo importante, o una revisión que se aplaza indefinidamente. Ninguna de las dos protege a la empresa ante una auditoría ni garantiza que tu gente trabaje con la información correcta.
La alternativa es asignar a cada curso su propia vida útil, en función de lo que lo hace caducar.
No todos los cursos envejecen igual. Lo que determina su vida útil es el tipo de conocimiento que transmiten y de qué depende ese conocimiento:
| Tipo de contenido | Qué lo hace caducar | Revisión por cambio | Revisión periódica orientativa |
|---|---|---|---|
| Normativa y cumplimiento | Un cambio legal, una nueva interpretación, una sanción en el sector | Siempre que cambie la norma | Anual, o la que fije la ley |
| Procedimientos operativos | Un cambio de proceso, de máquina o de equipo; una no conformidad; un incidente | Siempre que cambie el procedimiento | Ligada al historial de cambios del documento |
| Producto y servicio | Un lanzamiento, una nueva versión, un cambio de precio o de condiciones | En cada lanzamiento | Por ciclo de producto |
| Sistemas y herramientas | Una actualización del software, un cambio de pantallas o de flujo | En cada actualización relevante | Por ciclo de versiones del sistema |
| Cultura y habilidades | Un cambio de estrategia, de valores o de estructura | Cuando cambia la estrategia | Cada dos o tres años |
La columna de revisión periódica es un criterio orientativo, no una norma: sirve como suelo cuando no hay cambios que obliguen a revisar antes. La regla que manda es la de la tercera columna: un curso caduca cuando cambia aquello de lo que depende.
La mayor parte de la formación no tiene una fecha de caducidad legal. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales pide que la formación se adapte a la evolución de los riesgos y se repita periódicamente "si fuera necesario", sin fijar un plazo general.¹ Lo concreta la evaluación de riesgos de cada puesto.
Hay, sin embargo, casos con fecha fija que conviene tener localizados en el catálogo:
Además, los convenios colectivos o los pliegos de algunos clientes pueden fijar reciclajes propios. Para situar estas obligaciones en el conjunto de la formación preventiva de cada sector, las repasamos en nuestra guía de horas de formación PRL por sector.
Con los dos factores anteriores, el tipo de contenido y la ley, el cálculo es sencillo. Estos son los cuatro pasos que proponemos.
Asigna a cada curso uno de los cinco tipos de la tabla anterior. Si un curso mezcla tipos, por ejemplo un procedimiento con una parte normativa, clasifícalo por el que caduque antes.
Busca en el gestor documental cuántas versiones ha tenido en los últimos dos años el procedimiento, la norma interna o la ficha de producto del que sale el curso. Ese historial es el mejor predictor de cuánto va a durar el curso. Si el documento ha cambiado varias veces al año, el curso no puede depender de una revisión anual: tiene que revisarse cada vez que el documento cambie.
Revisa si el curso está afectado por un reciclaje con fecha fija (como los de la sección anterior), por el convenio o por un requisito de un cliente. Si lo está, ese plazo es un máximo que no se puede superar.
La próxima revisión es la fecha más temprana entre el plazo legal, la revisión periódica orientativa del tipo de contenido y el próximo cambio previsto del documento. Asigna a cada curso una persona responsable de revisarlo, que suele ser el dueño del proceso o del contenido, no el equipo de formación. Cuando el curso se prepara a partir del propio documento, como ocurre con Vidext, donde la IA monta la formación a medida desde tus procedimientos, revisar consiste en comprobar qué ha cambiado en el documento y dar el visto bueno a la actualización antes de publicarla.
Así quedaría el método aplicado a seis cursos habituales en una empresa de distribución con flota propia:
| Curso | Tipo | Plazo legal | Versiones del documento en 24 meses | Criterio de revisión |
|---|---|---|---|---|
| Formación continua CAP | Normativa | 35 h cada 5 años | No aplica | Por plazo legal y por cambio normativo |
| Manejo de carretillas en almacén | Procedimiento | No fijado | 2 | Por cambio y, como mínimo, anual |
| Recepción de mercancía | Procedimiento | No fijado | 5 | Cada vez que cambie el procedimiento |
| Nuevo sistema de gestión de almacén | Sistema | No fijado | 3 actualizaciones | En cada actualización relevante |
| Protocolo frente al acoso | Normativa |
El ejemplo deja ver lo que suele pasar en cualquier catálogo: la mayoría de los cursos no necesita una revisión anual completa, pero unos pocos necesitan revisarse mucho más a menudo. Concentrar el esfuerzo en esos pocos es lo que hace viable mantener el catálogo al día con un equipo pequeño.
La responsable de formación del ejemplo no necesita revisar 140 cursos cada año. Necesita saber cuáles caducan con cada cambio de procedimiento, cuáles tienen una fecha legal y cuáles pueden esperar. Con esa clasificación, la pregunta de su directora tiene respuesta.
Calcular la vida útil de cada curso es un trabajo de una tarde por familia de cursos. Lo que se obtiene a cambio es un calendario de revisiones que un equipo pequeño puede cumplir y una forma de demostrar, ante una auditoría, que cada curso se revisó cuando tocaba.
La ley no fija un plazo general. El artículo 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales exige que la formación se adapte a la evolución de los riesgos y se repita periódicamente si fuera necesario, y además siempre que cambien las funciones, los equipos o las tecnologías.¹ La evaluación de riesgos de cada puesto es la que concreta la periodicidad.
Los más habituales son la formación continua CAP de los conductores profesionales (35 horas cada cinco años),² el certificado de consejero de seguridad de mercancías peligrosas (cinco años)³ y la autorización para trabajos en tensión en alta tensión, que se renueva tras más de un año sin hacer ese trabajo.⁴ Los convenios colectivos pueden añadir otros.
No. Revisar el curso es comprobar que su contenido sigue siendo correcto. Decidir quién debe volver a formarse es otra decisión, que depende de si el cambio afecta a lo que la persona hace. Lo explicamos en nuestra guía sobre cuándo hay que repetir la formación obligatoria.
El dueño del contenido, normalmente la persona responsable del proceso, de la norma o del producto del que sale el curso, con el equipo de formación como coordinador. Formación organiza el calendario, pero quien sabe cuándo ha cambiado el contenido es quien lo gestiona.
¹ Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, artículo 19 - BOE ² Real Decreto 284/2021, sobre la cualificación inicial y la formación continua de los conductores, artículo 7 - BOE ³ Orden FOM/605/2004, sobre capacitación profesional de los consejeros de seguridad para el transporte de mercancías peligrosas, artículo 5 - BOE ⁴ Real Decreto 614/2001, sobre protección frente al riesgo eléctrico, anexo III - BOE
| No fijado |
| 1 |
| Por cambio normativo y, como mínimo, anual |
| Atención al cliente en tienda | Habilidades | No fijado | 0 | Cada dos o tres años |
Programa de fomento de la contratación indefinida de personas jóvenes cualificadas, en el marco del Sistema Nacional de Garantía Juvenil. Vidext ha recibido una subvención por importe de 25.401€, concedida por LABORA Servicio Valenciano de Empleo y Formación, por la contratación indefinida en 2024 de persona/s joven/es cualificada/s inscrita/s en el Sistema Nacional de Garantía Juvenil, actuación susceptible de cofinanciación por el Fondo Social Europeo Plus (FSE+) 2021-2027 o cualquier otro fondo de la Unión Europea. Expediente ECOGJU/2024/550/46. Esta publicación se realiza en cumplimiento de las obligaciones de transparencia establecidas en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre.
