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Qué métricas usar para saber si el catálogo de formación está al día (y cuáles ignorar)
Un catálogo de formación está al día cuando cada curso tiene un responsable, corresponde a la versión vigente de su documento y ha llegado a las personas afectadas por el último cambio; contar cursos, horas o visualizaciones no responde a esa pregunta.
La directora de recursos humanos de una empresa con seis centros pide al equipo de formación un indicador sencillo: ¿está nuestra formación al día? El equipo saca lo que tiene a mano. Doscientos cursos publicados, catorce mil horas de formación el año pasado y una tasa de finalización del 87%. Son datos reales, pero ninguno responde a la pregunta. Un curso puede tener una finalización altísima y explicar un procedimiento que cambió hace seis meses.
El problema es habitual porque las métricas de formación se diseñaron para medir actividad o aprendizaje, no vigencia. Para saber si el catálogo está al día hacen falta otras, más sencillas de calcular de lo que parece.
En este artículo proponemos seis métricas para medir si el catálogo de formación está al día, cómo calcular cada una, cuatro métricas que conviene dejar de usar con ese fin y un ejemplo de cuadro de mando de una página.
Las métricas que suelen tener los equipos de formación responden a otras preguntas. El número de cursos y las horas responden a "¿cuánto hacemos?". La finalización responde a "¿lo hacen?". La satisfacción responde a "¿les gusta?". Las métricas de impacto, como el tiempo hasta la competencia o la reducción de errores, responden a "¿sirve?", y las tratamos en nuestra guía sobre qué métricas de formación reportar a dirección.
Ninguna responde a "¿lo que enseñamos sigue siendo correcto?". Y esa es la pregunta que hará una auditoría ISO o IFS, o la Inspección de Trabajo después de un incidente. ISO 9001 pide hacer seguimiento de los procesos del sistema y controlar los cambios en la información documentada,¹ y la formación es uno de esos procesos.
Medir la vigencia del catálogo no sustituye a medir el aprendizaje: lo precede. Un curso desfasado con un gran resultado de aprendizaje enseña bien algo que ya no es así.
Estas seis métricas se calculan con datos que casi todas las empresas ya tienen: el listado de cursos, el gestor documental y los registros de finalización del LMS o de la herramienta de formación.
Son los días que pasan entre que se aprueba un cambio en un procedimiento y se publica la formación actualizada. Es la métrica que mejor resume la salud del catálogo, porque mide el hueco en el que la gente trabaja con información distinta de la que se le enseñó. Se calcula para cada cambio y se reporta la mediana del periodo.
De los cursos que tenían fecha de revisión en el periodo, cuántos se revisaron antes de esa fecha. Exige haber asignado antes una fecha de revisión a cada curso, en función de lo que lo hace caducar y de los plazos legales que le afecten.
Cuántos cursos tienen asignada una persona de operaciones, prevención o calidad que responde de que el contenido sea correcto. Un curso sin responsable es un curso que nadie va a revisar, así que esta métrica predice cómo evolucionarán las dos anteriores.
Cuántos cursos indican de qué procedimiento, norma o ficha de producto salen, y en qué versión. Sin ese vínculo, cuando un documento cambia nadie sabe qué cursos quedan afectados.
De las personas afectadas por un cambio de procedimiento, qué porcentaje ha completado ya la versión actualizada del curso. Es la diferencia entre "el curso está actualizado" y "la gente está actualizada". Se mide por cambio, por centro y por turno, porque es donde aparecen los huecos.
Cursos publicados que nadie ha tenido asignados ni ha completado en un año. Suelen ser formación obsoleta que nadie se atrevió a retirar. Reducir el catálogo también es mantenerlo: cada curso que sobra es un curso más que revisar.
No son métricas malas, pero no sirven para saber si el catálogo está al día y a menudo dan una falsa sensación de control:
Las seis métricas caben en una página que se revisa una vez al mes. Este es un ejemplo de cómo podría quedar para una empresa con seis centros:
| Métrica | Valor del mes | Objetivo interno | Lectura |
|---|---|---|---|
| Tiempo desde el cambio hasta la formación (mediana) | 21 días | Menos de 15 días | Dos procedimientos de almacén tardaron más de un mes |
| Cursos revisados en plazo | 78% | 95% | Retraso concentrado en cursos de producto |
| Cursos con responsable de contenido | 64% | 100% | Faltan responsables en los cursos de calidad |
| Cursos vinculados a documento y versión | 52% | 100% | Pendiente vincular el catálogo antiguo |
| Cobertura del último cambio de procedimiento | 81% | 100% antes de hacer la tarea | Turno de noche del centro 4 por debajo del 60% |
| Cursos sin uso en 12 meses | 37 |
Los valores son ilustrativos: cada empresa tiene que fijar sus propios objetivos. Lo que importa es la columna de lectura, porque cada fila apunta a una acción concreta: asignar responsables, vincular cursos, reforzar un turno o retirar formación que sobra.
La cobertura del cambio es la métrica que más cuesta calcular si los registros están dispersos. Cuando la formación se reparte y se registra desde un mismo sitio, como hace Vidext con el registro de finalización persona a persona, ese dato se lee directamente por centro y por turno.
La directora del ejemplo tenía cursos, horas y finalizaciones, pero no podía saber si su formación estaba al día. Con seis métricas calculadas con datos que ya existen, la respuesta cabe en una página y señala dónde actuar.
No hace falta medirlo todo desde el primer mes. Empezar por el responsable de cada curso y por el tiempo desde el cambio hasta la formación ya da una idea clara de cómo está el catálogo, y las demás métricas se pueden ir sumando a medida que se vinculan los cursos con sus documentos.
El tiempo desde que se aprueba un cambio en un procedimiento hasta que se publica la formación actualizada. Mide directamente el periodo en el que las personas trabajan con un procedimiento distinto del que se les enseñó.
Medir la vigencia comprueba que el contenido del curso sigue siendo correcto. Medir el aprendizaje comprueba que las personas lo han entendido y lo aplican. Son complementarias, pero la vigencia va primero: aprender bien un contenido desfasado no sirve.
Una vez al mes es suficiente para la mayoría de empresas. La cobertura de un cambio concreto conviene seguirla semana a semana hasta que llegue al 100% de las personas afectadas, sobre todo si el cambio tiene que ver con la seguridad.
Revisarlos con su responsable de contenido y decidir si se actualizan, se fusionan con otro curso o se retiran. Conviene conservar el registro de quién los completó, porque puede ser necesario ante una auditoría aunque el curso ya no se imparta.
| Revisar y retirar |
| Candidatos a archivo |
Programa de fomento de la contratación indefinida de personas jóvenes cualificadas, en el marco del Sistema Nacional de Garantía Juvenil. Vidext ha recibido una subvención por importe de 25.401€, concedida por LABORA Servicio Valenciano de Empleo y Formación, por la contratación indefinida en 2024 de persona/s joven/es cualificada/s inscrita/s en el Sistema Nacional de Garantía Juvenil, actuación susceptible de cofinanciación por el Fondo Social Europeo Plus (FSE+) 2021-2027 o cualquier otro fondo de la Unión Europea. Expediente ECOGJU/2024/550/46. Esta publicación se realiza en cumplimiento de las obligaciones de transparencia establecidas en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre.
