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Cómo usar IA para crear formación interna paso a paso
La inteligencia artificial aplicada a formación no requiere perfil técnico ni presupuesto de multinacional. Requiere un plan, un contenido de partida y una herramienta que haga el trabajo pesado por ti.
Llevas meses oyendo hablar de inteligencia artificial aplicada a formación. Has visto demos, leído artículos y quizá hasta has probado algún chatbot. Pero a la hora de aplicar IA a tu programa formativo, la pregunta sigue siendo la misma: ¿por dónde empiezo?
No eres el único. Muchos equipos de RRHH se encuentran en ese punto: saben que la IA puede ahorrarles tiempo y mejorar sus contenidos, pero no tienen claro el primer paso. Y eso frena la adopción más que cualquier limitación técnica.
La realidad es que empezar con IA en formación es más sencillo de lo que parece. No necesitas un equipo de tecnología, ni un presupuesto especial, ni un máster en machine learning. Necesitas entender qué contenido tienes, qué problema quieres resolver y seguir un proceso ordenado.
En este artículo te damos una guía práctica con cinco pasos para crear formaciones con IA, desde la auditoría de tu contenido actual hasta la medición de resultados. Pensada para profesionales de RRHH que quieren pasar de la teoría a la acción.
Si todavía dudas de si es demasiado pronto para incorporar IA a la formación, los datos dicen lo contrario.
En 2025, el 20% de las empresas de la Unión Europea ya usaban tecnologías de IA, casi el doble que el año anterior.¹ Y no es solo una tendencia de grandes corporaciones: las pymes europeas están acelerando su adopción gracias a herramientas accesibles que no requieren infraestructura propia.
En el ámbito concreto de formación, el 91% de las empresas planea aumentar su inversión en IA para L&D en 2026.² La razón es práctica: las organizaciones que ya usan IA en formación reportan una reducción del 40% en el tiempo necesario para crear y desplegar contenidos, manteniendo la misma eficacia.³
Mientras tanto, los formatos tradicionales siguen perdiendo terreno. Los manuales en PDF, las presentaciones estáticas y las grabaciones largas generan tasas de completado cada vez más bajas. Si quieres entender por qué ocurre esto, este artículo sobre por qué nadie lee los PDFs de formación lo explica con datos.
El contexto es claro: la IA ya no es experimental, y los equipos que no empiecen ahora tendrán que hacerlo en peores condiciones dentro de un año.
Antes de elegir herramienta o crear nada nuevo, necesitas saber qué tienes. Parece obvio, pero la mayoría de equipos de RRHH no tienen un inventario claro de sus materiales formativos.
Haz un listado de todo lo que usas para formar: PDFs, presentaciones, manuales, vídeos grabados, guías de onboarding, documentos de compliance. Todo.
Una vez tengas el inventario, clasifica cada material según tres criterios:
La pregunta que debe guiar esta auditoría es sencilla: ¿qué contenido actualizas más veces al año y llega a más personas? Empieza por ahí. Recuerda que la IA no crea estrategia por ti: amplifica lo que ya está bien pensado y acelera lo que ya está estructurado.
La IA no es una solución genérica. Puede hacer muchas cosas, pero intentar usarla para todo a la vez es la forma más rápida de que el proyecto no avance.
Hay tres usos principales de la IA en formación interna:
Crear contenido nuevo. Generar módulos de vídeo a partir de un guion o documento, crear locuciones automáticas, diseñar presentaciones dinámicas. Útil cuando necesitas producir contenido que hoy no existe.
Adaptar contenido existente. Traducir a otros idiomas, actualizar datos o normativas, convertir un PDF en un módulo interactivo. Útil cuando ya tienes el contenido pero el formato no funciona.
Medir y optimizar. Analizar cómo se consume la formación, identificar puntos de abandono, entender qué módulos generan más engagement. Útil cuando ya produces contenido pero no sabes si funciona.
Nuestro consejo: elige uno de los tres y empieza por ahí. Si tienes mucho contenido desactualizado, empieza por adaptar. Si produces poco contenido porque el proceso es lento, empieza por crear. Si produces bastante pero no tienes visibilidad, empieza por medir.
No intentes resolver los tres problemas a la vez. Un piloto enfocado genera resultados más rápidos y más fáciles de defender internamente.
Una vez que tienes claro qué necesitas, toca buscar la herramienta. Y aquí es donde muchos equipos se pierden: hay demasiadas opciones, demasiadas promesas y pocos criterios claros.
Si no tienes perfil técnico, céntrate en tres cosas:
Más allá de estos tres filtros, hay criterios más detallados que vale la pena evaluar. En esta guía sobre cómo elegir una herramienta de IA para formación interna los desmenuzamos con un checklist de 10 preguntas antes de contratar.
Este es el paso donde todo se vuelve tangible. Y donde muchos equipos se bloquean, porque sienten que tienen que crear algo perfecto desde cero.
No hace falta. El mejor punto de partida es un documento que ya tengas escrito. Un manual de onboarding, una guía de compliance, un procedimiento interno. Algo que ya exista en formato texto o presentación y que necesite llegar a muchas personas.
El proceso típico es:
Un piloto bien ejecutado en un caso de uso concreto es más valioso que un proyecto ambicioso que nunca sale. Empieza pequeño, mide y decide con datos.
El piloto no es el final. Es el principio del ciclo.
Compara los resultados del módulo creado con IA frente al formato anterior. ¿Ha mejorado la tasa de completado? ¿El tiempo medio de consumo es razonable? ¿Los empleados lo valoran mejor?
Si los datos son positivos, ajusta lo que haga falta (duración, tono, estructura) y escala a más contenidos. Si no, analiza por qué y prueba otra aproximación antes de expandir.
Las empresas que miden el impacto de su formación tienen un 27% más de probabilidad de reportar crecimiento en cuota de mercado.⁴ La medición no es un extra, es lo que convierte una prueba en una estrategia.
Escalar no significa transformar todo a la vez. Significa tener un proceso validado que puedas replicar: auditar → definir uso → crear módulo → medir → repetir. Ese ciclo, una vez afinado, es lo que diferencia a los equipos que usan IA de los que solo la probaron una vez.
Hemos visto estos errores en decenas de equipos. Son fáciles de evitar si los conoces de antemano.
Querer automatizar todo de golpe. La tentación es grande: si la IA puede crear módulos en minutos, ¿por qué no transformar toda la formación? Porque sin validación, escalas también los errores. Empieza con un caso, valida y crece.
Elegir herramienta por listado de funcionalidades. Las demos impresionan, pero la pregunta real es: ¿resuelve tu problema concreto? Un equipo de RRHH de 5 personas no necesita lo mismo que un departamento de L&D de una multinacional. En este artículo sobre cómo usar IA en formación interna explicamos cómo identificar los procesos que más se benefician.
No involucrar al equipo de formación desde el inicio. Si los formadores sienten que la IA les reemplaza, van a resistir el cambio. La IA no sustituye al formador: le libera de las tareas repetitivas para que dedique su tiempo a diseñar, no a producir.
Ignorar la medición. Crear contenido con IA y no medir su impacto es el equivalente moderno de subir PDFs a un LMS y darlo por hecho. La IA sin datos es solo producción más rápida, no formación más efectiva.
Asumir que la IA significa no necesita supervisión. Los módulos generados por IA necesitan revisión humana. El contenido debe ser preciso, alineado con la cultura de la empresa y adecuado para la audiencia. La IA acelera la producción, pero la calidad sigue siendo responsabilidad del equipo.
El primer paso no es elegir una herramienta. Es mirar lo que ya tienes y decidir qué problema quieres resolver primero.
La IA aplicada a formación no es un proyecto de transformación digital que requiere meses de planificación. Es un cambio operativo que empieza con un documento, una herramienta y una métrica. Los equipos que mejor resultados obtienen no son los más técnicos, sino los que tienen un proceso claro: auditar, definir, crear, medir y escalar.
Herramientas como Vidext están diseñadas para que equipos de RRHH sin perfil técnico puedan transformar su contenido en módulos de vídeo interactivos, con traducción automática y analytics de consumo integrados. Sin depender de producción externa, sin curva de aprendizaje larga.
Si tienes un PDF de onboarding que nadie abre o un manual de compliance que actualizas tres veces al año, ya tienes el punto de partida perfecto. En cinco años, las empresas no competirán por tener más contenido formativo, sino por tener mejor estructurado su conocimiento interno. La IA es el acelerador de ese cambio
No. Las herramientas actuales de IA para formación están diseñadas para perfiles no técnicos. Si puedes usar un editor de presentaciones, puedes crear módulos con IA. La curva de aprendizaje es mínima.
Depende de la complejidad, pero un módulo de vídeo de 5 minutos a partir de un texto existente puede estar listo en menos de una hora, incluyendo revisión. Sin IA, el mismo contenido requeriría días o semanas de producción.
No, y no debería. La IA automatiza la producción de contenido (locución, vídeo, traducción), pero el diseño formativo, la estrategia pedagógica y la supervisión de calidad siguen siendo responsabilidad humana. La IA libera tiempo, no reemplaza criterio.
El contenido que se actualiza con frecuencia (compliance, producto, políticas internas), el que necesita llegar a muchas personas (onboarding) y el que debe estar en varios idiomas. Cuanto más repetitivo sea el proceso de producción, mayor es el beneficio de usar IA.
Depende de la herramienta. Busca proveedores que cumplan con el RGPD, que tengan certificaciones de seguridad (como ISO 27001) y que no utilicen tu contenido para entrenar sus modelos. La seguridad de los datos debe ser un criterio de selección, no una reflexión posterior.
El rango es amplio. Las herramientas profesionales para equipos corporativos suelen situarse entre 5.000 y 15.000 euros anuales, dependiendo del volumen de contenido y los usuarios. Pero el cálculo real debe incluir el ahorro en horas de equipo y producción externa, que suele superar ampliamente el coste de la licencia.
Comparando métricas antes y después: tasa de completado, tiempo de consumo por módulo, puntos de abandono y, si es posible, impacto en el rendimiento del empleado. Si la herramienta que usas no te da estos datos, no puedes saberlo.
¹ Use of artificial intelligence in enterprises - Eurostat ² Top 40 AI Training Stats in 2026 - VirtualSpeech ³ eLearning Statistics for 2026 - iSpring ⁴ 2025 Training Industry Report - Training Magazine
@ 2026 Vidext Inc.
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