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Cómo elegir una herramienta de IA para formación interna (sin equivocarte)
Te suena esto: alguien de tu equipo necesita enseñarle un nuevo protocolo a varios empleados. Busca opciones, pide demos, compara precios. Dos semanas después elige la herramienta que mejor sonaba en la presentación comercial. Tres meses después, nadie la usa.
Lo hemos visto decenas de veces, en empresas de todos los tamaños. El 91% de las compañías planea aumentar su inversión en IA aplicada a formación en 2026.¹ Pero gastar más no significa elegir mejor. La mayoría de organizaciones acaba contratando un software de IA para formación que no encaja con su día a día.
En este artículo no vamos a recomendarte ninguna herramienta concreta. Vamos a darte los criterios para que elijas con información, sin depender de lo que te cuenten en una demo de 30 minutos.
Porque se evalúa por lista de funcionalidades en lugar de por encaje con la operativa real. La decisión se toma mirando qué puede hacer la plataforma IA para formación corporativa, en vez de preguntarse cómo trabaja el equipo, qué contenido necesita y quién va a usarla en el día a día.
Hemos acompañado a equipos de L&D y RRHH en estos procesos, y vemos tres errores que se repiten.
La herramienta tiene 200 voces en 40 idiomas, generación automática de preguntas, integración con 15 plataformas y un editor de vídeo con 30 plantillas. Suena bien. Pero tu equipo de RRHH necesita crear onboardings en español, subirlos a la plataforma de formación y saber quién los ha completado. El 80% de esas funcionalidades no las vas a tocar.
En España, 8 de cada 10 empresas no imparten formación digital.² El problema no es que falten herramientas. Es que las que se compran no se ajustan a lo que realmente se necesita.
Las demos están diseñadas para impresionar, no para simular tu día a día. Un avatar que presenta una slide bonita no te dice nada sobre cómo va a funcionar cuando tu equipo de compliance necesite actualizar un módulo de prevención de riesgos laborales un viernes a las 17:00.
Antes de decidir, pide probar con tu propio contenido. Sube un PowerPoint real, uno de los que usas ahora. Si la herramienta no puede convertirlo en algo útil en menos de una hora, ya tienes tu respuesta.
Muchas herramientas se compran desde dirección o IT. Pero quien las usa a diario es alguien de formación, de RRHH o de operaciones. Si esa persona necesita pedir soporte técnico cada vez que quiere editar un vídeo, la adopción se desploma.
La pregunta, entonces, no debería ser "¿qué puede hacer esta herramienta?" sino "¿puede usarla mi equipo sin depender de nadie?".
Hemos ordenado estos factores por impacto operativo. No todos pesan igual en todas las empresas: depende de tu caso de uso, tu equipo y tu infraestructura.
¿Puede crear vídeos de formación desde cero o solo transforma material existente? ¿Puedes editar un dato sin rehacer todo el módulo?
La velocidad de producción determina si la herramienta se usa o se abandona. Si tu equipo tarda tres días en crear un módulo de 5 minutos, acabará volviendo al PowerPoint. Busca una herramienta para crear vídeos de formación con IA que permita importar documentos, generar contenido y editarlo sin conocimientos técnicos.
Traducir no es localizar. Muchas herramientas ofrecen traducción automática del texto, pero no adaptan la locución, el avatar ni el contexto cultural.
Si tu empresa opera en varios países o tiene equipos multilingües, necesitas que la herramienta genere contenido nativo en cada idioma, no subtítulos pegados sobre un vídeo en inglés.
Una herramienta de formación que no se conecta con tu LMS es un silo de contenido. Comprueba si exporta en formato SCORM, si se integra con tu plataforma de aprendizaje y si soporta SSO para que tus empleados no necesiten otra contraseña más.
El 73% de las organizaciones adoptan un LMS principalmente por necesidades de compliance.³ Si tu herramienta no habla con tu LMS, pierdes trazabilidad. Y sin trazabilidad, compliance no funciona.
¿Quién ha visto el módulo? ¿Hasta dónde llegó? ¿Qué respondió en el quiz? Sin estos datos, no puedes medir el impacto de la formación ni justificar la inversión.
Pide ver el panel de analítica antes de comprar. No el de la demo, el real. Muchas herramientas prometen "analítica avanzada" y luego ofrecen un contador de reproducciones. Eso no es analítica. Convertir el conocimiento interno en una ventaja competitiva requiere saber qué funciona y qué no.
Las normativas cambian cada trimestre. Los productos se actualizan cada mes. Los procesos internos evolucionan cada semana. Si actualizar un módulo de formación implica rehacerlo desde cero, no vas a mantener el contenido al día.
Busca herramientas donde puedas editar un texto, cambiar un dato o sustituir una sección sin tocar el resto del vídeo. Mantener la formación interna actualizada es uno de los retos más subestimados en L&D.
¿Puede alguien de RRHH crear un vídeo de formación sin pedir ayuda a IT, diseño o un proveedor externo?
En España, el 88% de las empresas que hacen formación programada confían en entidades externas para ejecutarla.⁴ Parte de ese dato se explica por la complejidad de las herramientas disponibles. Un buen software de IA para formación debería reducir esa dependencia, no mantenerla.
Crear 10 vídeos es una cosa. Crear 500 para una organización con 3.000 empleados en 4 países es otra. Pregunta qué pasa con el rendimiento, los costes y la gestión cuando multiplicas el volumen por 10.
Si tu empresa está creciendo o tiene planes de formar equipos grandes, este criterio no es opcional.
Antes de firmar, hazte estas preguntas. Si la respuesta es "no" en más de tres, sigue buscando.
| # | Pregunta | Sí / No |
|---|---|---|
| 1 | ¿Puedo subir un PPT o PDF y tener un vídeo en menos de 1 hora? | |
| 2 | ¿Puedo editar un dato concreto sin rehacer todo el módulo? | |
| 3 | ¿Genera contenido en los idiomas que necesita mi empresa? | |
| 4 | ¿Se integra con mi LMS y exporta en SCORM? | |
| 5 | ¿Obtengo datos de quién ha completado cada módulo y qué ha respondido? | |
| 6 | ¿Puede usarla alguien de RRHH sin formación técnica? | |
| 7 | ¿He probado con mi propio contenido, no solo con la demo estándar? | |
| 8 | ¿El coste escala de forma predecible si multiplico el volumen? |
No todas las empresas buscan lo mismo en una herramienta de IA para formación interna. Los criterios cambian según el departamento y el tipo de formación.
Prioriza: multiidioma, escalabilidad, velocidad de creación.
Un proceso de onboarding que tarda tres semanas en prepararse para cada nueva incorporación no escala. Necesitas poder generar módulos rápido, adaptarlos por departamento y medir si el nuevo empleado ha completado cada fase.
Prioriza: trazabilidad, velocidad de actualización, SCORM.
Compliance no admite excusas. Si la normativa cambia en marzo y tu módulo de formación sigue con los datos de enero, tienes un problema. Necesitas trazabilidad completa de quién ha visto qué, cuándo, y una forma rápida de actualizar contenidos sin empezar de cero.
Prioriza: velocidad de creación, reutilización de contenido, edición parcial.
Los productos cambian rápido. Si cada actualización de funcionalidad implica grabar un vídeo nuevo desde cero, el equipo comercial siempre irá un paso por detrás. Busca herramientas que permitan editar secciones concretas y reutilizar el resto.
Prioriza: engagement analytics, personalización, facilidad de consumo.
Un mensaje del CEO en vídeo tiene más impacto que un email de 800 palabras. Pero solo si alguien lo ve. Necesitas saber quién consume el contenido y cómo reacciona, para ajustar formato y frecuencia. Descubre cómo mejorar el engagement en formación interna.
Elegir mal una plataforma IA para formación corporativa no solo desperdicia presupuesto. Genera frustración en el equipo, retrasa proyectos de formación y, en el peor caso, deja a la empresa sin cobertura en compliance.
Una herramienta que cuesta 200 euros al mes pero requiere un técnico dedicado para producir cada vídeo sale más cara que una de 500 euros que cualquiera puede usar. Calcula el coste total: licencia + tiempo de producción + soporte + horas de los equipos implicados.
Ya lo hemos dicho, pero vale la pena repetirlo. Una demo con contenido genérico no te dice nada. Pide un piloto con tus PDFs, tus PowerPoints, tus guiones de compliance. Si la herramienta no funciona con tu material, no funciona.
Tres meses de piloto. Mínimo. Si la herramienta no tiene tracción interna en ese tiempo, un contrato anual no va a cambiar la situación. Solo va a convertir un error en un gasto fijo.
Pregunta cuánto tiempo necesita tu equipo para ser autónomo. Si la respuesta es "un par de semanas de formación y soporte dedicado", plantéate si ese coste oculto compensa. Las mejores herramientas se aprenden usándolas, no estudiándolas.
Depende del volumen y las funcionalidades. Los rangos van desde 100-300 euros/mes para equipos pequeños hasta planes enterprise personalizados. Lo relevante no es el precio de la licencia, sino el coste total de producción: una herramienta barata que requiere muchas horas de trabajo sale más cara.
Para la mayoría de equipos de L&D con recursos limitados, una herramienta que cubra creación, distribución y analítica simplifica la operativa. Si ya tienes un LMS consolidado, busca una herramienta de creación que se integre bien con él. Evita duplicar funcionalidades.
Si usas un LMS corporativo (Moodle, Cornerstone, SAP SuccessFactors, etc.), sí. SCORM es el estándar que permite que tu contenido se comunique con el LMS: registra completitud, puntuaciones y tiempo. Sin SCORM, pierdes trazabilidad.
Con una herramienta para crear vídeos de formación con IA bien diseñada, un módulo de 3-5 minutos puede estar listo en menos de una hora, partiendo de un documento o guion existente. Compáralo con las semanas que requiere la producción de vídeo tradicional. El factor clave es si permite importar contenido existente y editarlo sin empezar de cero.
Pide ver datos reales de consumo: tasa de completitud por módulo, punto de abandono, resultados de quizzes y tiempo medio de visualización. Si la herramienta solo muestra "número de reproducciones", su analítica es insuficiente para medir ROI.
Un estudio de la University College London (UCL), referencia en investigación educativa en Europa, demostró que el vídeo generado con IA iguala al grabado con instructor en recuerdo y reconocimiento.⁵ En la práctica, el vídeo con IA tiende a ser más breve, mejor estructurado y más fácil de actualizar, lo que mejora la retención frente a grabaciones largas y sin editar.
Con datos. Calcula el coste actual de producir un módulo de formación (horas de trabajo, proveedores externos, tiempo de actualización). Compáralo con el coste estimado usando la herramienta. En España, solo el 20% de empresas aprovechan sus créditos de formación bonificada de FUNDAE.⁴ Muchas veces, la inversión se puede cubrir parcialmente con esos créditos.
Elegir un software de IA para formación interna no es una decisión de producto. Es una decisión operativa. La mejor herramienta es la que tu equipo realmente usa, la que se integra con lo que ya tienes y la que te da datos para mejorar.
Nuestro consejo: no te dejes llevar por la lista de funcionalidades más larga ni por la demo más vistosa. Prueba con tu contenido. Involucra a quien va a usarla. Y mide antes de comprometerte.
¹ Top Priorities for HR Leaders in 2026 - Gartner ² Digitalización de la empresa española, 6ª edición 2025 - UGT ³ 100+ Corporate Training Stats to Guide Your L&D Strategy in 2026 - Training Orchestra ⁴ Formación en las empresas 2022 - FUNDAE ⁵ AI-generated video for education: a study by UCL - University College London
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