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¿Usas IA para crear formación en vídeo? Lo que eso implica bajo el Artículo 4 del Reglamento Europeo de IA
La mayoría de los responsables de formación están preparando planes de IA literacy para sus empleados. Pocos han aplicado ese mismo razonamiento a su propio equipo, que ya usa herramientas de IA todos los días.
Si tu empresa utiliza una herramienta de IA para generar vídeos formativos —ya sea para onboarding, PRL, compliance o formación de producto— estás desplegando un sistema de IA en el contexto de tu actividad profesional. Eso tiene un nombre en el Reglamento Europeo de IA: eres un "operador" del sistema, y el Artículo 4 ya te aplica.
No a los empleados que van a ver esos vídeos: a los miembros del equipo que usan la herramienta para crearlos.
El 2 de agosto de 2026 es la fecha límite para que las empresas tengan en marcha su plan de formación en IA. Para los equipos que ya usan herramientas de IA a diario, ese plazo es inmediato.
El Artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689 exige que proveedores y operadores de sistemas de IA velen por que su personal disponga de un nivel suficiente de alfabetización en IA.¹ El ámbito es más amplio de lo que parece en la primera lectura.
"Operador" no significa solo la empresa que desarrolla el sistema. Significa cualquier empresa que despliega un sistema de IA en su actividad. Si usas una plataforma de vídeo con IA generativa, un asistente de escritura con IA, herramientas de analítica predictiva o cualquier sistema que automatice decisiones o genere contenido, tu empresa es operadora de esos sistemas.
Eso incluye a los equipos de RRHH y L&D que usan herramientas de IA para crear formación. Son los primeros empleados de la empresa que interactúan con sistemas de IA de forma profesional y continua. Son, por definición, los primeros destinatarios de la obligación de formación en IA.
La obligación no se cumple con una sesión informativa. El Reglamento habla de un "nivel suficiente" de alfabetización en IA, lo que en la práctica implica que los empleados que usan sistemas de IA entiendan:
Cómo funciona el sistema que utilizan a un nivel básico: qué tipo de IA está detrás, qué puede y qué no puede hacer, cuáles son sus limitaciones conocidas.
Cómo verificar y supervisar los resultados generados por la IA, sin asumir que el output es siempre correcto o completo.
Cuáles son los riesgos asociados al uso de ese sistema en su contexto de trabajo específico: sesgos potenciales, errores de generación, implicaciones de privacidad.
Qué responsabilidad tienen como operadores del sistema frente a los destinatarios del contenido que generan.
Ese contenido formativo tiene que estar documentado, ser acreditable de forma individualizada y poder presentarse ante una inspección. No es suficiente con que los empleados "sepan" usar la herramienta. Hace falta evidencia de que recibieron formación estructurada sobre su uso responsable.
El plazo para tener el plan en marcha es el 2 de agosto de 2026. No es el plazo para haber completado toda la formación: es el plazo para tener el plan diseñado, documentado y en proceso de ejecución.
Para empresas que ya usan herramientas de IA, eso significa que en siete semanas necesitan tener identificados qué empleados usan sistemas de IA, qué formación han recibido sobre su uso, y cómo van a acreditar esa formación ante una eventual inspección.
El régimen sancionador del Reglamento está siendo desarrollado en los Estados miembros, pero el incumplimiento del Artículo 4 está tipificado como infracción. Las sanciones más graves del Reglamento pueden alcanzar los 35 millones de euros o el 7% de la facturación global anual.¹ Tener evidencia de que el plan existe y está en ejecución antes de esa fecha es la posición más sólida ante una eventual inspección.
Si quieres tener el plan completo con los pasos concretos, hemos preparado una guía descargable sobre cómo preparar a tu empresa para el AI Act: descárgala aquí.
Hay un elemento que convierte esto en una oportunidad para los responsables de formación: si ya creas módulos formativos con herramientas de IA, tienes el flujo de producción que necesitas para construir tu propio módulo de IA literacy.
El contenido a cubrir es concreto y acotado: qué es el sistema que usas, cómo funciona, sus limitaciones, los criterios para revisar el output y la responsabilidad del operador. Es un módulo de 15 a 20 minutos, no un programa de certificación.
Y la infraestructura de distribución y registro que necesitas para cumplir el Artículo 4 —trazabilidad individual, exportación de completitud, evidencia acreditable— es exactamente la misma que necesitas para cualquier otro módulo de compliance. Si ya tienes esa arquitectura para PRL o GDPR, el módulo de IA literacy se añade al sistema sin construir nada nuevo.
El artículo sobre cómo diseñar el plan de formación obligatorio de IA cubre los requisitos completos y cómo estructurar el plan para todo el colectivo de la plantilla.
Las empresas que ya usan IA para crear formación tienen una particularidad: están exactamente en la intersección entre los que producen herramientas de formación y los que necesitan recibirla. El Artículo 4 les aplica por las dos vías.
La buena noticia es que también tienen la capacidad técnica para resolverlo más rápido que la mayoría. El módulo existe, el flujo de producción existe, la infraestructura de registro puede ser la misma.
Lo que hace falta es acotar el contenido, documentarlo y distribuirlo antes del 2 de agosto. Si quieres ver cómo hacerlo con tu estructura actual, solicita una demo y lo analizamos con tu situación concreta.
Aplica tanto a proveedores (los que desarrollan los sistemas) como a operadores (las empresas que los despliegan en su actividad). Si usas una herramienta de IA generativa, analítica o de automatización en el contexto de tu trabajo, tu empresa es operadora de ese sistema y el Artículo 4 te aplica. Desarrollar la herramienta no es un requisito para tener la obligación de formación.
El plazo establece cuándo tiene que estar en marcha el plan de formación, no cuándo tiene que estar completada toda la formación de la plantilla. Las sanciones por incumplimiento están en desarrollo en los Estados miembros, pero el incumplimiento del Artículo 4 está tipificado. Tener evidencia de que el plan existe y está en ejecución es la primera línea de defensa ante una inspección.
No necesariamente. El plan puede estructurarse en dos capas: una formación general de IA literacy para todos los empleados que interactúan con sistemas de IA, y módulos específicos por herramienta o función para los perfiles que tienen un uso más intensivo o con más riesgo. No hace falta un módulo independiente por cada herramienta si la formación general cubre las competencias base exigidas.
El estándar de evidencia es el mismo que en otras obligaciones de formación de compliance: registro individualizado de quién completó qué formación, cuándo y con qué resultado. Un registro de completitud generado por un LMS mediante SCORM o xAPI es el formato más sólido para una inspección formal. Un correo de comunicación sin trazabilidad de apertura o una sesión grupal sin registro individual no suele ser suficiente.
@ 2026 Vidext Inc.
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