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Cuánto cuesta de verdad formar a un empleado en una gran empresa
El coste laboral de la formación, es decir, el sueldo de los empleados mientras se forman, supone el 74,6% del coste de los cursos en las empresas españolas de 250 o más trabajadores, frente al 59,3% de la media europea.
El coste laboral de la formación es la partida más grande de cualquier programa formativo en la gran empresa española, y la que menos aparece en el presupuesto. Lo que se paga a proveedores, plataformas y formadores tiene factura; el tiempo de los asistentes se paga en nómina y no suele contabilizarse como gasto de formación.
En este artículo damos las cifras oficiales de ese reparto, un método para calcular cuántas horas pagadas consume cada hora de aprendizaje útil y el efecto que tiene cada decisión de formato sobre ese número.
La encuesta europea de formación profesional continua de Eurostat divide el coste de los cursos en dos bloques: los costes directos (proveedores, formadores, instalaciones, viajes) y el coste laboral de los participantes, que es el sueldo que la empresa paga mientras su plantilla está en formación.
| Empresas de 250 o más empleados | España 2015 | España 2020 | UE-27 2020 |
|---|---|---|---|
| Costes directos por participante | 343 euros | 148 euros | 595 euros |
| Coste laboral de los participantes | 654 euros | 434 euros | 868 euros |
| Peso del coste laboral sobre el total | 65,6% | 74,6% | 59,3% |
En 2020, el coste laboral de los participantes fue el 74,6% del coste de los cursos en las grandes empresas españolas, frente al 59,3% de la media europea.¹ El peso está calculado sobre la suma de costes directos y coste laboral, sin contar las cotizaciones a fondos de formación.
El dato de 2020 debe leerse con cautela: es el año del confinamiento, y las horas de formación por participante en las grandes empresas españolas cayeron de 21,6 a 8,9. En 2015, un año sin esa distorsión, el coste laboral ya era el 65,6% del total. La oleada de 2025 de la encuesta todavía no tiene datos publicados.
Cuando el coste laboral supera los dos tercios del total, reducir un 20% el precio del contenido formativo rebaja el coste total en menos de un 7%. Reducir las horas que cada asistente pierde en la formación tiene un efecto varias veces mayor sobre el mismo presupuesto.
El coste laboral total de una hora efectiva de trabajo en España fue de 26,18 euros en el segundo trimestre de 2026, según el INE.² Con ese dato se puede calcular el ratio que mejor resume la eficiencia de un formato: cuántas horas pagadas consume cada hora en la que alguien aprende algo que no sabía.
Supuesto de cálculo: una planta forma a 200 operarios en una sesión presencial de dos horas sobre un procedimiento actualizado.
| Concepto | Horas por persona | Horas totales |
|---|---|---|
| Sesión | 2,0 | 400 |
| Desplazamiento a la sala y vuelta al puesto | 0,5 | 100 |
| Espera hasta que el grupo arranca | 0,25 | 50 |
| Total de horas pagadas | 2,75 | 550 |
| Contenido que ya conocían (supuesto: 30% de la sesión) | 0,6 | 120 |
| Horas de aprendizaje útil | 1,4 | 280 |
En este supuesto, cada hora de aprendizaje útil cuesta 1,96 horas pagadas: 550 horas, unos 14.400 euros al coste medio del INE, para 280 horas de aprendizaje real. Las cifras de desplazamiento, espera y contenido ya conocido son supuestos que cada empresa debe sustituir por los suyos; la estructura del cálculo es la misma.
Si el turno se cubre con horas extraordinarias retribuidas mientras el equipo está en la sala, el coste sube todavía más. El Estatuto de los Trabajadores establece que la hora extraordinaria no puede pagarse por debajo de la hora ordinaria,³ así que cubrir las 400 horas de sesión con horas extra eleva el coste laboral de la formación a un mínimo de 950 horas pagadas, más del triple de las horas de aprendizaje útil.
Este cálculo mide solo el tiempo de quien recibe la formación. El tiempo de quien la imparte es otra partida, que analizamos en el coste de delegar la formación en perfiles clave.
Ninguna de estas palancas exige gastar más en contenido. Cada una elimina una línea concreta de la tabla anterior, y por eso se puede cuantificar con el mismo supuesto.
Si la formación se consulta en el puesto, en el momento en que hace falta, desaparecen el desplazamiento y la espera. En el supuesto, son 150 de las 550 horas pagadas: un 27% del coste laboral de la sesión.
Una prueba corta antes de la sesión permite que los veteranos salten los módulos que dominan. En el supuesto, recupera las 120 horas de contenido ya conocido. Es la palanca que más rinde en plantillas con mucha antigüedad y la que menos se aplica.
La práctica necesita al equipo en el mismo sitio y a alguien que corrija; la teoría, no. Sacar la teoría de la sesión presencial reduce las horas de sala y, con ellas, las horas de turno que hay que cubrir.
Una sesión de dos horas obliga a parar o cubrir un turno. Seis piezas de veinte minutos encajan en los tiempos muertos de una semana normal: las horas de aprendizaje son las mismas, pero desaparece el coste de sustitución.
Aplicadas juntas, las palancas 1 y 2 llevan el supuesto de 550 a 280 horas pagadas, con un ratio cercano a uno. En la formación programada por las empresas españolas, el 62,1% de los participantes en 2025 todavía se formó en modalidad presencial, con una duración media de 9,3 horas.⁴ Plataformas como Vidext trabajan sobre las palancas 1 y 4; la palanca 2 es una decisión de diseño que cualquier equipo puede aplicar sin cambiar de herramienta.
El presupuesto de formación que llega a dirección suele incluir solo la partida con factura. Una propuesta completa presenta tres líneas juntas:
La tercera línea convierte una discusión de precio en una de productividad, que es la que suele mover la decisión. El resto de métricas para defender el programa ante finanzas las desarrollamos en cómo medir el ROI de la formación para presentarlo al CFO.
Las empresas negocian con dureza la parte de la formación que llega con factura y dejan sin medir la que se paga en nómina, que en la gran empresa española es la mayor con diferencia. Ninguna rebaja de un proveedor compensa una sesión en la que la mitad del tiempo pagado no sirve para aprender. La pregunta que vale la pena llevar al próximo presupuesto no es cuánto cuesta el curso, sino cuántas horas de la plantilla consume cada hora que de verdad enseña algo.
Según la encuesta europea de formación continua de Eurostat, en las empresas españolas de 250 o más empleados el coste laboral de los participantes fue el 74,6% del coste de los cursos en 2020 y el 65,6% en 2015, sin contar las cotizaciones a fondos de formación. En la media de la UE fue el 59,3% en 2020.
Se multiplican las horas pagadas de los asistentes (sesión, desplazamiento y espera) por el coste laboral por hora de la empresa. Como referencia, el coste laboral total por hora efectiva en España fue de 26,18 euros en el segundo trimestre de 2026, según el INE: 27,95 en industria, 26,06 en servicios y 23,92 en construcción.
No. El crédito de FUNDAE se aplica al coste de la acción formativa, no al salario de las horas que el trabajador dedica a formarse. Ese coste lo asume siempre la empresa.
¹ Eurostat, Continuing Vocational Training Survey, coste de los cursos por participante según tipo de coste y tamaño de empresa (trng_cvt_19s) ² INE, Encuesta Trimestral de Coste Laboral, segundo trimestre de 2026 ³ Estatuto de los Trabajadores, artículo 35.1 (BOE) ⁴ FUNDAE, Balance de situación 2025
Programa de fomento de la contratación indefinida de personas jóvenes cualificadas, en el marco del Sistema Nacional de Garantía Juvenil. Vidext ha recibido una subvención por importe de 25.401€, concedida por LABORA Servicio Valenciano de Empleo y Formación, por la contratación indefinida en 2024 de persona/s joven/es cualificada/s inscrita/s en el Sistema Nacional de Garantía Juvenil, actuación susceptible de cofinanciación por el Fondo Social Europeo Plus (FSE+) 2021-2027 o cualquier otro fondo de la Unión Europea. Expediente ECOGJU/2024/550/46. Esta publicación se realiza en cumplimiento de las obligaciones de transparencia establecidas en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre.
