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Cómo formar a los trabajadores sin puesto de oficina
Los trabajadores sin puesto de oficina son quienes pasan la mayor parte de la jornada lejos de una mesa y un ordenador. Para formarlos hay que tomar cuatro decisiones prácticas: cómo acceden, con qué dispositivo, en qué tiempo de su jornada y en qué formato.
Los trabajadores sin puesto de oficina (en inglés, deskless workers) son quienes no se sientan a una mesa durante la mayor parte de su trabajo: operarios, conductores, dependientes, personal de cocina y de limpieza, técnicos de campo. Emergence, una firma de capital riesgo que lleva años estudiando este grupo, calcula que son más de 2.700 millones de personas, en torno al 80 % de los trabajadores del mundo.¹ Es una estimación global de un inversor y no una estadística oficial, pero da idea de la escala.
Formarlos rara vez es un problema de contenido. Es un problema de acceso: casi toda la formación de empresa da por hecho un correo corporativo, un ordenador y una hora libre, y mucha de esta gente no tiene ninguna de las tres cosas. En este artículo vemos quiénes son, qué dicen los datos europeos sobre su acceso a herramientas digitales y las cuatro decisiones de las que depende que un curso les llegue de verdad.
A estos trabajadores los define dónde y cómo trabajan, no su sector ni su antigüedad. Suelen darse tres cosas:
Una empresa con mucho personal operativo también tiene oficinas. Un grupo de retail o un operador logístico tienen equipos de oficina, y por eso el mismo plan de formación puede verse bien desde la sede y no llegar nunca a tiendas o almacenes.
Eurostat mide qué parte de la gente empleada en las empresas europeas tiene acceso a internet para trabajar. Es el indicador oficial más cercano a lo lejos que puede llegar un curso digital, y las diferencias entre sectores son grandes:
| Sector (empresas de 10 o más empleados, 2025) | España | UE |
|---|---|---|
| Información y comunicaciones | 98,7 % | 95,7 % |
| Actividades profesionales, científicas y técnicas | 96,4 % | 93,7 % |
| Transporte y almacenamiento | 79,5 % | 66,6 % |
| Comercio minorista | 69,0 % | 64,4 % |
| Total de sectores analizados | 66,4 % | 64,6 % |
| Industria manufacturera | 56,8 % | 58,1 % |
| Construcción | 56,7 % | 56,6 % |
| Hostelería | 52,9 % | 46,2 % |
| Industria de alimentación y bebidas | 49,8 % | 46,3 % |
Fuente: Eurostat.² Las cifras incluyen al personal de oficina de cada sector, así que lo más probable es que el porcentaje real entre el personal operativo sea más bajo. Aun así, en la industria alimentaria y la hostelería españolas, alrededor de la mitad de la gente empleada no tiene ese acceso a través del trabajo.
Para la formación tiene una consecuencia directa: un curso enviado por correo a «toda la empresa» llega a las primeras filas de esta tabla y se deja a parte de las últimas. Nadie lo rechaza. Simplemente no les llega, y el informe de finalización los muestra como pendientes.
Vemos que de estas cuatro decisiones depende que la formación llegue. Conviene tomarlas antes de montar el curso, no después del primer informe de finalización.
Si la gente no tiene correo corporativo, ni una invitación por correo ni un acceso ligado a él van a funcionar. Las alternativas habituales son un enlace directo o un código QR que comparte el jefe de equipo, un espacio de aprendizaje al que se entra con un identificador personal o el campus virtual que ya usen, si lo tienen. Elijas lo que elijas, pruébalo con un turno real antes de extenderlo.
Hay tres opciones realistas, y muchas empresas acaban combinándolas:
| Opción | Funciona bien cuando | Ojo con |
|---|---|---|
| Terminal o tableta compartida en el centro | Hay un sitio tranquilo y una franja prevista | Colas al cambiar de turno; ruido; hacen falta auriculares |
| Móvil personal | La gente ya lo usa para los cuadrantes o los avisos de la empresa | No todo el mundo lo acepta; revisa la política de la empresa y el gasto de datos |
| Sesión de grupo con una sola pantalla | Un jefe de equipo puede reunir a la gente unos minutos | Cuesta tener un registro individual de lo aprendido |
Ninguna sirve para todos los centros. Una planta de alimentación donde el móvil se queda en la taquilla necesita otra respuesta que una flota de reparto.
Pedir a la gente que complete la formación en casa, sin pagarla, es la forma más rápida de conseguir poca finalización y alguna queja. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales dice que la formación preventiva debe darse, siempre que sea posible, dentro de la jornada, o descontar ese tiempo de ella.³
En la práctica, eso significa acordar con operaciones momentos concretos: el inicio del turno, un periodo tranquilo previsto o una franja que el jefe de equipo proteja. Si el tiempo no está asignado, el curso compite con el trabajo y pierde.
Los módulos cortos funcionan mejor que las sesiones largas porque caben entre tareas. Además de la duración, el formato tiene que encajar con las condiciones: subtítulos y buenos recursos visuales si el centro es ruidoso, audio para quien prefiere escuchar antes que leer o mirar una pantalla, y los idiomas que habla de verdad la gente.
El contenido también debe parecerse a su trabajo. Un módulo grabado o ilustrado en una oficina, con ejemplos de oficina, le dice a quien trabaja en un almacén que no se hizo para él.
Imagina un grupo hotelero que actualiza su procedimiento de productos químicos de limpieza. El primer intento sale por correo a toda la empresa. Recepción y dirección lo terminan en una semana. Pisos, el equipo que maneja esos productos, apenas aparece en el informe, porque la mayoría no tiene correo corporativo y empieza el turno con una lista llena de habitaciones.
El segundo intento cambia la forma de hacerlo llegar, no el contenido: un enlace que comparte la gobernanta, diez minutos reservados al empezar el turno de mañana, una tableta compartida en la lencería y el curso en los tres idiomas del equipo. El registro muestra entonces quién ha terminado, con nombre y por hotel.
El trabajo que hay detrás de ese segundo intento, varias versiones por idioma y el reparto por equipo o por enlace, es lo que suele desbordar a un equipo de formación pequeño. Plataformas como Vidext preparan esos cursos cortos a partir de los procedimientos de la propia empresa y los reparten por equipo, por enlace o dentro del LMS, con el curso en audio como opción, mientras el equipo de formación da el visto bueno a cada curso antes de que salga. Sobre el formato, profundizamos en nuestra guía de microlearning en empresas con formación dispersa o intermitente.
Cuando estos trabajadores aparecen como pendientes en un informe de finalización, la reacción habitual es mandar otro recordatorio. Rara vez ayuda, porque usa el mismo canal que ya falló la primera vez.
Lo que cambia el resultado es decidir, antes de que salga el curso, cómo accede cada grupo, con qué dispositivo, en qué tiempo y en qué formato. Para los turnos sin formador en el centro, mira también cómo formar en turnos rotativos sin formación presencial. Un curso que nadie puede abrir no es un problema que la gente te vaya a comunicar. Hay que ir a buscarlo.
Un empleado que pasa la mayor parte de la jornada lejos de una mesa y un ordenador, como un operario de máquina, un conductor, un dependiente, un cocinero, una persona de limpieza o un técnico de campo. Emergence calcula que hay más de 2.700 millones en todo el mundo.¹
La cifra más citada es en torno al 80 % de los trabajadores del mundo, de la firma de capital riesgo Emergence.¹ No existe una estadística oficial global. En España, el indicador más cercano de Eurostat muestra que alrededor del 66 % de la gente empleada en empresas de diez o más trabajadores tiene acceso a internet para trabajar, con grandes diferencias entre sectores.²
Con un enlace directo o un código QR que comparte el jefe de equipo, un espacio de aprendizaje al que se entra con un identificador personal o un campus virtual que ya usen. Elijas lo que elijas, el registro tiene que identificar a cada persona para que puedas ver quién ha completado el curso.
Depende de la política de la empresa, de las condiciones laborales y de que la gente lo acepte, así que conviene acordarlo antes y ofrecer una alternativa, como una tableta compartida. La formación preventiva debe darse, siempre que sea posible, dentro de la jornada, sea cual sea el dispositivo.³
Quien trabaja en remoto suele estar fuera de la oficina, pero con ordenador, correo y reuniones en línea. Quien no tiene puesto de oficina puede pasar todo el día en las instalaciones de la empresa sin ordenador ni correo corporativo. La formación pensada para equipos en remoto suele dar por hechas justo las herramientas que este personal no tiene.
¹ Introducing "The State of Technology for the Deskless Workforce" - Emergence ² Use of computers and the internet by employees by NACE Rev. 2 activity (isoc_ci_cm_pn2), 2025 - Eurostat ³ Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales - BOE
Programa de fomento de la contratación indefinida de personas jóvenes cualificadas, en el marco del Sistema Nacional de Garantía Juvenil. Vidext ha recibido una subvención por importe de 25.401€, concedida por LABORA Servicio Valenciano de Empleo y Formación, por la contratación indefinida en 2024 de persona/s joven/es cualificada/s inscrita/s en el Sistema Nacional de Garantía Juvenil, actuación susceptible de cofinanciación por el Fondo Social Europeo Plus (FSE+) 2021-2027 o cualquier otro fondo de la Unión Europea. Expediente ECOGJU/2024/550/46. Esta publicación se realiza en cumplimiento de las obligaciones de transparencia establecidas en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre.
