Tiempo lectura: 5 minutos
Auditoría IFS sin previo aviso: cómo tener al equipo preparado cualquier día
Preparar al equipo para una auditoría IFS o BRCGS ya no consiste en repasar la semana anterior: al menos una de cada tres auditorías IFS es no anunciada, así que la formación tiene que estar al día cualquier día del año.
Al menos una de cada tres auditorías de certificación IFS se hace sin avisar. La norma fija una ventana que va de 16 semanas antes a 2 semanas después de la fecha prevista, y la planta no conoce el día.¹ Eso cambia por completo la forma de preparar al equipo para una auditoría de calidad.
El modelo clásico (repaso intensivo, carpetas revisadas y una charla al personal de planta la semana anterior) funciona cuando sabes cuándo llega el auditor. Con una ventana de 18 semanas, deja de funcionar. En este artículo vemos qué revisa la auditoría sobre formación, dónde suelen fallar las empresas y cómo usar la auditoría interna para estar preparado de forma permanente.
La formación no se audita solo en la carpeta de calidad. El apartado 3.3 de IFS Food v8, dedicado a formación e instrucción, exige:²
BRCGS va en la misma dirección. En su Issue 9, el apartado de formación sustituyó "personal relevante" por "personal" a secas: todo el personal debe estar formado antes de empezar a trabajar, según el resumen de cambios de Mérieux NutriSciences.³
Las dos normas comparten algo que la carpeta no puede demostrar por sí sola: que la formación funciona. Y eso el auditor lo comprueba en la planta, observando y preguntando a quien está en la línea.
Los fallos más habituales en formación no son de falta de documentos, sino de distancia entre lo documentado y lo que pasa en el turno:
| Lo que pide la norma | Dónde suele fallar | Cómo tenerlo listo cualquier día |
|---|---|---|
| Formación antes de empezar a trabajar | Temporales y externos que empiezan antes de la sesión de grupo | Formación inicial disponible el primer día, sin esperar a juntar un grupo |
| Formación en el idioma adecuado | Material solo en castellano para una plantilla multilingüe | Cada pieza disponible en los idiomas reales de la plantilla |
| Evaluación de la eficacia | Solo hay hoja de firmas | Comprobación práctica en el puesto registrada por el responsable de turno |
| Contenidos actualizados | La formación es la del año pasado y el plan APPCC cambió | Fecha de revisión de cada contenido igual o posterior a la del procedimiento |
| Personal que sabe responder | El operario no sabe explicar el control de su puesto | Piezas cortas por puesto que se repasan antes de cada campaña |
La columna central es la que aparece en los informes de no conformidad. La derecha es la que permite que una auditoría no anunciada sea un día normal.
Si la auditoría externa puede llegar cualquier día, la interna deja de ser un trámite anual y pasa a ser el ensayo continuo. Estos tres hábitos lo convierten en algo manejable.
La auditoría interna de formación tiene que incluir preguntas a operarios en su puesto, igual que hará el auditor externo: qué controlas aquí, qué haces si el registro se sale del límite, a quién avisas. Cinco preguntas por línea y turno dan más información que revisar cien registros.
Si un operario no sabe responder, el hallazgo no se cierra con una nota en el informe. Se cierra cuando esa persona, y las de su mismo puesto, han repasado el contenido y lo han demostrado. La IFS pide precisamente que la revisión de la formación tenga en cuenta lo aprendido en las anteriores.²
Cada cambio de procedimiento, receta o equipo tiene que llegar a la formación del puesto afectado. Las plataformas que generan la formación a partir del propio procedimiento, como Vidext, reducen ese desfase a horas, pero el principio sirve con cualquier herramienta: la fecha de revisión del contenido formativo nunca debería ser anterior a la del procedimiento que explica.
El control oficial va en la misma línea. En las auditorías de sistemas de gestión de la seguridad alimentaria que hicieron las autoridades españolas, el porcentaje de establecimientos sin ninguna no conformidad subió del 49,25% en 2021 al 84,04% en 2024, y las listas de verificación incluyen la formación de los responsables.⁴ Las empresas que auditan su formación de forma continua llegan mejor a cualquier auditoría, anunciada o no.
Para el marco completo de qué exige la normativa sobre formación APPCC y cultura de seguridad alimentaria, puedes leer nuestra guía sobre formación APPCC y el Reglamento 2021/382.
La regla de la auditoría no anunciada no añade requisitos nuevos de formación; elimina la posibilidad de cumplirlos solo la semana antes. La empresa que tiene cada puesto formado antes de empezar, en su idioma, con contenidos al día y comprobación en planta, no necesita saber cuándo llega el auditor. Ese es el estándar real que fijan hoy IFS y BRCGS.
Al menos una de cada tres auditorías de certificación IFS debe ser no anunciada. Se realiza en una ventana entre 16 semanas antes y 2 semanas después de la fecha prevista, sin notificar el día a la planta. La empresa puede elegir hacer más auditorías no anunciadas de forma voluntaria.
Los programas de formación con sus contenidos, frecuencia, idiomas y formador; los registros con participantes, firma, fecha, duración y contenidos; y el procedimiento que demuestra la eficacia de la formación. Además, el auditor suele comprobar en planta que el personal sabe aplicar lo aprendido.
Hay que formarlos antes de que empiecen a trabajar, haya auditoría o no. IFS Food v8 incluye expresamente a temporales, personal de temporada y trabajadores de empresas externas, y BRCGS Issue 9 extiende la exigencia a todo el personal.
Con evidencias más allá de la asistencia: resultados de preguntas o pruebas tras la formación, comprobaciones prácticas en el puesto registradas por el responsable y la ausencia de errores repetidos en los controles. La hoja de firmas por sí sola no demuestra eficacia.
La auditoría interna la hace la propia empresa para comprobar que su sistema funciona; la de certificación la hace una entidad externa acreditada frente a la norma. Si la interna replica el método de la externa, incluidas las preguntas en planta, se convierte en la mejor preparación posible.
¹ Unannounced IFS Audits - Fact sheet - IFS ² IFS Progress Food v3 - IFS Food v8 checklists comparison - IFS ³ BRCGS Food Safety Issue 9: whitepaper - Mérieux NutriSciences ⁴ Programa 2: Auditorías de los sistemas de gestión de la seguridad alimentaria 2024 - AESAN
Programa de fomento de la contratación indefinida de personas jóvenes cualificadas, en el marco del Sistema Nacional de Garantía Juvenil. Vidext ha recibido una subvención por importe de 25.401€, concedida por LABORA Servicio Valenciano de Empleo y Formación, por la contratación indefinida en 2024 de persona/s joven/es cualificada/s inscrita/s en el Sistema Nacional de Garantía Juvenil, actuación susceptible de cofinanciación por el Fondo Social Europeo Plus (FSE+) 2021-2027 o cualquier otro fondo de la Unión Europea. Expediente ECOGJU/2024/550/46. Esta publicación se realiza en cumplimiento de las obligaciones de transparencia establecidas en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre.
