Tiempo lectura: 10 minutos
Las 20 horas de formación anuales obligatorias por empleado: qué dice la ley y cómo cumplirlas sin colapsar RRHH
Las 20 horas anuales de formación no son la única obligación formativa de tu empresa, son la más visible. Sin un sistema claro para gestionarlas junto con PRL, convenios sectoriales y FUNDAE, cumplir la ley consume más tiempo del que debería.
Si tienes 300 empleados, tienes 6.000 horas de formación al año que coordinar. Si tienes 500, son 10.000. Y eso son solo las del artículo 23 del Estatuto de los Trabajadores. Todavía no hemos contado PRL, formación en igualdad, adaptación a cambios tecnológicos o lo que marque tu convenio sectorial.
El problema no es que la obligación sea imposible de cumplir. Es que la mayoría de equipos de RRHH la afrontan sin un sistema, confundiendo qué obliga a qué y quién debe pagarlo. El resultado: horas de gestión que se acumulan, riesgo legal que crece y formación que no llega donde tiene que llegar.
En este artículo desglosamos exactamente qué obliga la ley, en qué se diferencian las distintas obligaciones formativas, cuánto te cuesta realmente cumplirlas y cómo estructurar un plan que funcione para una plantilla operativa.
El artículo 23 del Estatuto de los Trabajadores establece el derecho de los trabajadores a formación vinculada a la empresa. El punto que más preguntas genera en RRHH es el apartado 3: el permiso retribuido de 20 horas anuales.
Estas son las condiciones que marca la ley:¹
Este último punto es donde más empresas tropiezan. Una plantilla de 400 personas sin plan de formación estructurado y sin convenio que lo regule puede tener 400 negociaciones individuales al año. No es un escenario hipotético: es lo que ocurre en muchas empresas medianas que no han priorizado este aspecto.
Aquí está el error más frecuente: tratar las 20 horas del artículo 23 como si fueran la única obligación formativa de la empresa. No lo son. Son solo una capa de una Matriz de Cumplimiento Formativo que incluye varias obligaciones con bases legales distintas, responsables distintos y tiempos de gestión distintos.
La tabla siguiente resume las principales:
| Tipo de obligación | Base legal | Responsable | ¿Consume las 20 horas del art. 23? |
|---|---|---|---|
| Permiso formativo individual (20h/año) | Art. 23.3 ET | Empresa satisface con plan propio o trabajador solicita | Sí |
| Formación en PRL (prevención de riesgos) | Ley 31/1995, Art. 19 | Empresa, obligatoria y a su cargo | No |
| Formación por cambios tecnológicos o de puesto | Art. 23 ET | Empresa, obligatoria y a su cargo | No |
| Formación en igualdad y diversidad | LO 3/2007 | Empresa (obligatoria con más de 50 empleados) | No |
| Formación sectorial específica | Convenios sectoriales | Variable según convenio | Variable |
La distinción que más importa: la formación en PRL, la adaptación a cambios de puesto y la formación en igualdad son obligaciones de la empresa, no derechos del trabajador. Se financian a cargo de la empresa, se realizan en tiempo de trabajo y, en ningún caso, descuentan las 20 horas anuales a las que tiene derecho el empleado por el artículo 23.²
Esto significa que, en una empresa de tamaño medio con un convenio sectorial exigente, el volumen total de formación obligatoria puede multiplicar por tres o por cuatro las 20 horas del ET. Un operario de industria alimentaria puede necesitar formación APPCC, PRL específica de su puesto, actualización de procedimientos y el permiso del artículo 23, todo en el mismo año.
Hay dos costes que RRHH suele contabilizar por separado pero que debería ver juntos: el coste salarial del tiempo formativo y el coste de gestión del proceso.
El coste salarial es directo: si la hora de trabajo promedio en tu plantilla vale 15 euros brutos, cada empleado con derecho al permiso del artículo 23 representa 300 euros de tiempo retribuido cedido a formación. Con 300 empleados, son 90.000 euros. No es un gasto extraordinario, es un gasto estructural que debería estar en el presupuesto de formación desde el primer trimestre.
El coste de gestión es el que más se subestima. Planificar el calendario, comunicar a los responsables de equipo, registrar la asistencia, emitir los certificados y mantener evidencia para una posible inspección requiere entre dos y tres horas de trabajo administrativo por empleado al año. Con 300 empleados, eso son entre 600 y 900 horas del departamento, el equivalente a medio año de trabajo de una persona a tiempo completo dedicada exclusivamente a gestionar papel formativo.
Sin un sistema, ese tiempo lo absorbe el equipo de RRHH entre otras tareas. Que sea invisible no significa que no exista.
El crédito FUNDAE como palanca parcial
Lo que sí puede aliviar parte del coste del contenido formativo es el crédito de formación bonificada. Cada empresa cotiza el 0,70% de su nómina mensual a la Seguridad Social en concepto de formación profesional. Ese importe acumulado durante el año es el crédito FUNDAE que puedes aplicar para financiar acciones formativas.³
El crédito no cubre el coste salarial del tiempo formativo, pero sí el coste del contenido (proveedor, plataforma, materiales). Si no lo utilizas antes del 31 de diciembre, vuelve al Estado. En empresas de más de 250 empleados, la cofinanciación obligatoria es del 40% del coste total de la formación. El resto lo financia el crédito.
Lo más habitual en empresas que no tienen un plan estructurado: el crédito expira sin usar.
Gestionar la formación persona a persona es inescalable. El primer paso es agrupar la plantilla por colectivos con obligaciones formativas similares: operarios de planta, personal de almacén, perfiles técnicos, personal de oficina.
Para cada colectivo, identifica qué formación es obligatoria (PRL, sectorial, igualdad), qué formación puede incluirse en el plan propio para satisfacer el artículo 23 y qué formación es potencialmente bonificable con FUNDAE. El resultado es un mapa de obligaciones por colectivo que convierte 400 situaciones individuales en cuatro o cinco bloques gestionables.
Si la empresa desarrolla sus propias acciones formativas y las registra correctamente en FUNDAE, esas acciones satisfacen el derecho del artículo 23.3 ET. Es decir, la formación que la empresa planifica y ofrece a sus empleados puede cumplir simultáneamente dos funciones: satisfacer el permiso formativo del trabajador y ser bonificable.
La condición es que la formación esté vinculada a la actividad de la empresa, que el empleado tenga más de un año de antigüedad y que se comunique y registre correctamente en la plataforma de FUNDAE antes de iniciar la acción formativa. El proceso tiene plazos y pasos concretos, pero es estándar y automatizable.
El mayor cuello de botella en empresas con plantilla operativa no es la voluntad de formar, es la logística. Sacar a un operario de la línea de producción para que asista a una sesión presencial de dos horas tiene un coste que va más allá del salario: afecta al ritmo de producción, obliga a reorganizar turnos y genera resistencia por parte de los responsables de equipo.
La formación en vídeo corto, asíncrona y accesible desde cualquier dispositivo resuelve este problema. Un módulo de 12 minutos que el operario completa en el cambio de turno o en una pausa planificada es más fácil de integrar operativamente y más fácil de registrar que una sesión presencial. La plataforma de infraestructura de conocimiento de Vidext permite producir y actualizar ese tipo de contenido sin necesidad de equipo audiovisual, y generar automáticamente la trazabilidad de consumo que necesitas para la inspección.
El formato no es una preferencia estética. Es una decisión operativa que impacta directamente en cuánto cuesta ejecutar el plan.
El incumplimiento de las obligaciones formativas en materia de PRL puede acarrear sanciones administrativas. Pero más allá de la sanción económica, la empresa tiene que poder demostrar, en caso de accidente o inspección, que el trabajador recibió la formación requerida y que hay evidencia de ello.
Esto no es burocracia: es gestión de riesgo. Un sistema de trazabilidad de formación basado en evidencia digital resuelve este problema de forma sistemática: quién completó qué módulo, cuándo, desde qué dispositivo y con qué resultado. Ese registro es lo que diferencia una empresa que cumple de una empresa que puede demostrarlo.
Si tu empresa tiene turnos rotativos, trabajo en planta o alta rotación, tienes tres capas de complejidad añadida que un plan de formación genérico no resuelve.
La disponibilidad es fragmentada. No puedes planificar una sesión de formación un miércoles a las 10h si la mitad de la plantilla está en turno de noche. El plan tiene que diseñarse para que la formación llegue en el momento en que el trabajador está disponible, no al revés.
El volumen de altas es constante. En sectores con alta rotación, la formación inicial en PRL y procesos se repite de forma continua. Sin un sistema que permita escalar esa formación sin multiplicar el tiempo de RRHH, la carga operativa del departamento crece de forma proporcional a la rotación.
La acreditación es continua. Determinados puestos en industria, logística y alimentación requieren renovaciones periódicas de certificaciones. Llevar ese calendario manualmente, con plantillas que rotan y cambian de puesto, es una fuente constante de errores y lagunas de cobertura.
La solución no es contratar más personal en RRHH. Es escalar la formación de cumplimiento normativo con sistemas que gestionen la planificación, el registro y la trazabilidad sin depender de la intervención manual en cada paso.
La obligación formativa del artículo 23 del ET es también, bien gestionada, una herramienta de retención y desarrollo. Una empresa que ofrece formación útil, accesible y vinculada al puesto tiene un argumento concreto frente a equipos que valoran el desarrollo profesional.
El problema es que la mayoría de empresas la viven como un trámite porque la gestionan como uno: a destiempo, sin sistema y sin integración con el resto de obligaciones formativas.
Construir la Matriz de Cumplimiento Formativo de tu empresa, integrarlo con FUNDAE y adoptar formatos que lleguen a operativos sin paralizar la producción no es un proyecto de seis meses. Es un proceso que, con las herramientas adecuadas, se puede estructurar en semanas.
Si quieres ver cómo funciona en una empresa con plantilla operativa, puedes solicitar una demo de Vidext y ver el flujo completo desde la creación del contenido hasta el registro de trazabilidad.
No para todos. El derecho a las 20 horas anuales del artículo 23.3 del Estatuto de los Trabajadores lo tienen los empleados con al menos un año de antigüedad en la empresa. Los trabajadores recién incorporados no tienen derecho a este permiso hasta cumplir ese mínimo.
Si la empresa no facilita el permiso formativo, el trabajador puede reclamarlo. En ausencia de convenio colectivo que lo regule, la empresa y el trabajador deben llegar a un acuerdo individual. Si no hay acuerdo, puede derivar en conflicto laboral. Además, el incumplimiento de las obligaciones de formación en PRL puede tener consecuencias administrativas y penales.
No. La formación en prevención de riesgos laborales (PRL) es una obligación independiente de la empresa, regulada por la Ley 31/1995. Es la empresa quien la debe organizar y costear, y el tiempo empleado cuenta como jornada efectiva. No descuenta ni consume las 20 horas del artículo 23.3 del ET.
Sí, siempre que la formación esté vinculada a la actividad de la empresa. Si la empresa tiene un plan de formación propio que cumple ese criterio, los trabajadores pueden acceder a él para satisfacer su derecho. Si el trabajador solicita formación externa que no encaja en el plan de la empresa, se negocia individualmente o se regula por convenio.
Las horas no disfrutadas pueden acumularse durante un máximo de cinco años consecutivos. Esto significa que un trabajador puede acumular hasta 100 horas y disfrutarlas de forma concentrada en un momento concreto, por ejemplo para una formación más extensa. El convenio colectivo puede regular los detalles de esta acumulación.
FUNDAE puede financiar el coste del contenido formativo, no el coste salarial del tiempo que el trabajador dedica a formarse. El crédito FUNDAE cubre el gasto en proveedor, plataforma o materiales, siempre que la acción formativa se comunique y registre correctamente antes de iniciarse. El salario del trabajador durante las horas de formación lo asume la empresa en todo caso.
¹ Artículo 23 del Estatuto de los Trabajadores - Iberley
² Formación obligatoria en empresas: claves legales en España - Femxa
³ Guía completa FUNDAE 2026: cómo bonificar la formación de tu empresa - Cursossepeyfundae
⁴ 20 horas anuales de formación obligatoria para los trabajadores - Consultae
@ 2026 Vidext Inc.
Únete a nuestra newsletter
Descubre todas las noticias y novedades de Vidext
@ 2026 Vidext Inc.
