Tiempo lectura: 15 minutos
Alternativas a los PDFs para formación interna en empresas
Cada semana, equipos de formación en toda España envían documentos de 30, 40, 50 páginas a empleados que los abren, pasan la primera página y los cierran. En la actualidad, la retención de información en formatos de lectura pasiva ronda el 10%.¹ El otro 90% se evapora antes de llegar al puesto de trabajo. No porque los empleados no quieran aprender, sino porque el contenido no se entiende como debería.
El mercado español de formación empresarial factura más de 2.150 millones de euros al año, con un crecimiento del 7,5% anual.² La inversión sube, pero los formatos no acompañan. Y ahí está el problema: no falta presupuesto, falta un formato que funcione.
Este artículo recorre las alternativas reales al PDF para formación interna, desde las más accesibles hasta las más transformadoras, con datos que te ayuden a decidir cuál encaja en tu equipo.
Porque son formatos pasivos, estáticos y sin capacidad de seguimiento, lo que provoca baja retención, nula personalización y costes ocultos de mantenimiento.
No es que el contenido sea malo. Es que el contenedor trabaja en contra del aprendizaje.
El cerebro procesa la información visual 60.000 veces más rápido que el texto. Un PDF de párrafos densos no es contenido visual: es texto con marco. Los formatos audiovisuales alcanzan tasas de retención superiores al 65%, frente al 10% de la lectura pasiva.¹
Un PDF no te dice quién lo abrió, cuánto tiempo lo leyó ni qué secciones consultó. Envías un documento y esperas que funcione. No hay datos, no hay iteración, no hay mejora posible.
Cada cambio normativo o actualización de producto implica revisar el documento, maquetar, redistribuir y confiar en que todo el mundo descargue la versión correcta. En sectores regulados (compliance, PRL, calidad), esto se convierte en un cuello de botella constante.
El mismo documento llega igual al comercial de Madrid que al técnico de Bilbao. No se ajusta al puesto, al nivel de experiencia ni al idioma. El 91% de los empleados quiere formación relevante para su puesto y el 90% pide que sea atractiva.³ Un PDF genérico no cumple ninguna de las dos condiciones.
Hay cinco categorías de formatos que sustituyen al PDF con distintos niveles de impacto: presentaciones interactivas, plataformas LMS, microlearning, vídeo grabado y vídeo generado con IA.
Herramientas como Genially o Prezi permiten crear contenido visual con animaciones, botones y recorridos no lineales. Mejoran la experiencia respecto al PDF estático, pero el formato sigue siendo fundamentalmente lectura. El empleado consume a su ritmo, sí, pero la interacción es superficial y no hay datos de comprensión real.
Mejoran la experiencia frente al PDF estático, pero no cambian el núcleo del problema: el aprendizaje sigue dependiendo de que la persona lea, interprete y recuerde por sí sola.
Funcionan como material de apoyo o comunicación visual.
Como formato principal de formación, suelen quedarse a medio camino.
Moodle, iSpring, TalentLMS y similares aportan estructura: itinerarios, evaluaciones, certificados y seguimiento. El problema es que un LMS es un contenedor, no un creador de contenido. Necesitas producir el material que va dentro, y muchas empresas acaban subiendo los mismos PDFs al LMS, cambiando el canal pero no el formato.
Un LMS resuelve la distribución y el tracking. La calidad del contenido sigue dependiendo de lo que metas dentro.
Plataformas como TalentCards o EdApp dividen la formación en módulos de 3 a 7 minutos centrados en un solo concepto. El microlearning alcanza tasas de completitud del 80%, frente al 20% de los formatos extensos.⁴ Y la retención mejora entre un 25% y un 60% respecto a cursos tradicionales.
La limitación: funciona mejor para refuerzo y actualización que para formación inicial compleja. No sustituye un onboarding de producto de 2 horas, pero sí convierte esas 2 horas en algo digerible.
Herramientas como Loom o Camtasia permiten grabar pantalla y cámara para crear tutoriales y explicaciones. El 68% de los empleados prefiere formación en vídeo sobre material escrito.⁵ El formato funciona porque combina voz, imagen y demostración práctica.
El inconveniente es la producción. Grabar, editar y postproducir un vídeo requiere tiempo y habilidades técnicas. Y cuando el contenido cambia (un nuevo proceso, una actualización de software), hay que regrabar desde cero. Para equipos con formación que se actualiza cada trimestre, el coste de mantenimiento escala rápido.
Aquí se combinan las ventajas del vídeo con la agilidad del texto. El resultado son vídeos más breves, más dinámicos y mejor estructurados que los grabados de forma tradicional, porque el formato nace pensado para módulos consumibles, no para sesiones largas de cámara.
Plataformas como Vidext permiten crear vídeos de formación a partir de un guion o un documento existente, con avatares realistas y voces en más de 40 idiomas, incluidas variantes regionales como catalán, gallego o euskera.
La diferencia clave frente al vídeo grabado: cuando cambia una normativa o un proceso, editas el texto y regeneras el vídeo en minutos. No hace falta grabar de nuevo, coordinar agendas ni contratar producción. Mantener la formación actualizada deja de ser un problema logístico.
Además, las plataformas de vídeo con IA incluyen analítica integrada: sabes quién vio cada módulo, hasta dónde llegó y qué partes repitió. Eso te da datos para mejorar la formación, algo que un PDF nunca podrá ofrecer.
Depende del caso de uso, pero el vídeo generado con IA ofrece el mejor equilibrio entre retención, coste de mantenimiento, personalización y medición.
| Criterio | LMS | Microlearning | Vídeo grabado | Vídeo con IA | |
|---|---|---|---|---|---|
| Retención | ~10% | Variable (depende del contenido) | 25-60% | ~65% | >65% (módulos breves y dinámicos) |
| Coste de actualización | Alto (remaquetar + redistribuir) | Medio | Medio | Alto (regrabar) | Bajo (editar texto) |
| Personalización | Nula | Media (itinerarios) | Media (módulos) | Baja | Alta (idiomas, avatares) |
| Seguimiento | Ninguno | Completo | Completo | Limitado |
El microlearning es una opción sólida para refuerzo y formación continua. Un LMS sigue siendo necesario para gestionar itinerarios formativos complejos. Pero si buscas un formato que combine retención alta con facilidad de actualización y seguimiento real, el vídeo con IA es la alternativa más completa al PDF; pues es el formato que mejor equilibra retención, mantenimiento, personalización y medición cuando la formación necesita escalar.
Un estudio de la University College London (UCL), una de las universidades de referencia en investigación educativa en Europa, demostró que el vídeo generado con IA iguala al vídeo grabado con instructor real en recuerdo y reconocimiento.⁶ Los participantes lo prefirieron sobre el material escrito. Y eso midiendo solo la base: sin contar que el vídeo con IA tiende a ser más breve, más dinámico y más fácil de estructurar en módulos consumibles, factores que en la práctica elevan la retención por encima del vídeo tradicional.
No hace falta tirar todo el material existente. Los PDFs y PowerPoints que ya tienes son materia prima para crear contenido en formatos más efectivos.
Empieza por los contenidos que actualizas con más frecuencia: compliance, protocolos de seguridad, onboarding de nuevos empleados, actualizaciones de producto. Son los que más sufren el formato PDF porque cada cambio implica redistribuir desde cero.
No necesitas transformar todo de golpe. Elige 2 o 3 formaciones prioritarias y conviértelas a vídeo. Herramientas como Vidext permiten importar directamente un PPT o PDF y transformarlo en vídeo con avatar y voz en minutos, sin equipo técnico ni conocimientos de edición.
Compara tasas de completitud, retención y satisfacción entre el formato antiguo (PDF) y el nuevo (vídeo). Los datos suelen hablar solos: las formaciones con vídeo breve alcanzan niveles de engagement significativamente mayores que las basadas en lectura.
Una vez validado el impacto, extiende el formato a más áreas. Usar IA en la formación interna permite escalar sin multiplicar la carga de trabajo del equipo de formación, algo especialmente relevante cuando hay que formar equipos grandes o distribuidos.
No siempre. Los PDFs siguen siendo útiles como material de referencia que el empleado consulta puntualmente: guías técnicas, tablas de especificaciones, documentos legales para descarga. Donde el vídeo gana claramente es en formación que necesita comprensión y retención: onboarding, compliance, procesos nuevos, habilidades blandas.
Depende del volumen, pero las plataformas de vídeo con IA son significativamente más baratas que la producción de vídeo tradicional. Crear un vídeo formativo con IA cuesta una fracción de lo que supone grabar con equipo, actores y postproducción. Y el coste de actualización es prácticamente cero, porque editas el guion y regeneras.
No. Las herramientas de vídeo con IA están diseñadas para que cualquier persona del equipo de formación o RRHH pueda crear contenido sin conocimientos de edición. Si puedes escribir un guion o subir un PowerPoint, puedes crear un vídeo.
Las plataformas de vídeo con IA suelen ofrecer multiidioma. Las más completas incluyen decenas de idiomas con variantes regionales (catalán, gallego, euskera), lo que facilita la formación en empresas con presencia en distintas comunidades autónomas sin duplicar el trabajo de producción.
Con un PDF, no. Con vídeo con IA, sí. Las plataformas incluyen analítica que muestra quién vio cada módulo, cuánto tiempo dedicó y dónde abandonó. Eso permite iterar sobre el contenido y mejorar la formación de forma continua.
La mayoría de plataformas de vídeo con IA permiten exportar en formatos compatibles con LMS (SCORM, por ejemplo). No tienes que elegir entre LMS y vídeo: puedes integrar el vídeo como contenido dentro de tu plataforma existente.
¹ Employee Training Statistics and Trends - D2L ² Análisis del mercado de formación empresarial en España - Modelos de Plan de Negocios ³ Employee Training Statistics - Devlin Peck ⁴ Microlearning Statistics, Facts and Trends - eLearning Industry ⁵ Video Training Statistics: Data, Trends & Predictions - Research.com ⁶ Why Video-Based Learning Still Matters in 2025 - Hurix
@ 2026 Vidext Inc.
Únete a nuestra newsletter
Descubre todas las noticias y novedades de Vidext
@ 2026 Vidext Inc.
| Completo |
| Escalabilidad | Alta (pero sin impacto) | Media | Alta | Baja | Alta |
| Tiempo de creación | Bajo | Alto (configurar plataforma) | Medio | Alto | Bajo-Medio |
