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La formación interna no escala: por qué ocurre y cómo solucionarlo
"La mayoría de los departamentos de formación no tienen un problema de contenido. Tienen un problema de infraestructura."
Cuando una empresa crece de 80 a 300 personas, algo empieza a romperse. Los procesos que funcionaban cuando todo el mundo cabía en una sala de reuniones ya no funcionan. El manual de onboarding que escribiste hace dos años tiene páginas que ya no reflejan cómo trabajáis. El responsable de formación que antes podía hacer el seguimiento de cada empleado ahora tiene una lista de espera de tres semanas.
No es un problema de esfuerzo. Es un problema de infraestructura.
En este artículo analizamos por qué la formación interna tradicional tiene un techo de cristal, cuáles son los síntomas más claros cuando una organización lo está alcanzando, y qué cambio de enfoque permite que el conocimiento corporativo escale sin multiplicar los recursos.
Entre el 89% y el 93% de las empresas ya cuenta con un LMS¹. Esa estadística debería tranquilizarnos. No lo hace.
Tener un LMS no es lo mismo que tener una infraestructura de formación que funcione. El error más frecuente que cometen los departamentos de RRHH y L&D cuando crecen es confundir escalar con acumular. Subir más PDFs. Cargar más presentaciones. Añadir más módulos al catálogo. Esta es lo que llamamos Inercia Documental: la tendencia a responder al crecimiento organizativo con más volumen de contenido estático, cuando el problema de fondo es estructural.
El contenido estático no escala. Un PDF actualizado el año pasado ya es un documento desactualizado hoy en muchos entornos industriales. Una presentación de onboarding que nadie puede modificar sin pasar por el departamento de comunicación es un cuello de botella, no un activo.
La Inercia Documental no es un síntoma de pereza. Es el resultado natural de construir la formación sobre herramientas diseñadas para otras cosas: documentos para archivar, presentaciones para reuniones, carpetas de SharePoint para almacenar. Ninguna de ellas fue diseñada para escalar el conocimiento operativo.
Antes de hablar de soluciones, conviene reconocer los signos de que una organización ha alcanzado ese techo. Son síntomas que los responsables de formación conocen bien, aunque no siempre se nombren con precisión.
El Shadow Learning es el aprendizaje que ocurre fuera de los canales oficiales cuando esos canales no son suficientemente ágiles o accesibles. Lo describíamos en detalle en nuestro análisis sobre por qué convertir PowerPoint en vídeo no es solo una cuestión de formato: cuando el contenido oficial es inaccesible o está desactualizado, los empleados buscan respuestas por otros medios.
Grupos de WhatsApp. Compañeros que "saben cómo se hace aquí". Vídeos de YouTube que explican procesos similares pero no exactamente los vuestros. Procedimientos no validados que alguien aprendió en su empresa anterior.
Según el modelo 70-20-10, el 70% del aprendizaje en el trabajo ocurre de forma informal, a través de la experiencia directa y la interacción con compañeros². Ese dato no es negativo en sí mismo. El problema aparece cuando ese 70% informal no está acompañado de un 10% de formación estructurada que garantice la consistencia del conocimiento técnico.
En entornos regulados —industria alimentaria, farmacéutica, energía, logística— el Shadow Learning no es solo ineficiente. Es un riesgo operativo y de compliance.
El Time-to-Productivity mide cuánto tarda un nuevo empleado en alcanzar un rendimiento autónomo en su puesto. En organizaciones con formación escalable, ese tiempo se comprime. En organizaciones con Inercia Documental, se alarga.
¿Por qué? Porque el proceso de aprendizaje depende de la disponibilidad de personas, no de sistemas. El nuevo empleado necesita que alguien le explique cómo se usa la máquina de la línea 3. El responsable de planta tiene que encontrar hueco entre sus otras responsabilidades. El manual de la máquina de la línea 3 está en una carpeta de red que nadie sabe bien dónde está.
El resultado es que 1 de cada 3 nuevas incorporaciones empieza a buscar otro trabajo en los primeros meses por una experiencia de onboarding deficiente³. No se van porque el trabajo sea malo. Se van porque no han llegado a entender bien cómo hacerlo.
Un TTP elevado no es un problema de motivación. Es un problema de infraestructura formativa.
En entornos industriales, la velocidad de cambio de los procesos supera con frecuencia la capacidad de actualización del contenido formativo. Un SOP cambia. Un proveedor de materia prima introduce una variación. Se instala una nueva máquina. Se actualiza el software de gestión.
¿Cuánto tarda ese cambio en reflejarse en el manual de formación? Semanas. A veces meses. A veces no llega a reflejarse.
Desarrollar una hora de contenido e-learning desde cero requiere entre 49 y 184 horas de trabajo, dependiendo de la complejidad y el nivel de interactividad⁴. Eso hace que cada actualización sea un proyecto en sí mismo. En organizaciones con decenas o cientos de procesos documentados, la escala del problema se vuelve inmanejable.
El resultado: los empleados aprenden con contenido desactualizado, o no aprenden con el contenido oficial y recurren al Shadow Learning. Las dos opciones tienen consecuencias.
El cambio que necesitan las organizaciones que han alcanzado ese techo no es crear más contenido. Es cambiar la infraestructura sobre la que se construye ese contenido.
Llamamos a esto Living Knowledge Infrastructure: un modelo en el que el conocimiento operativo de la empresa no vive en documentos estáticos, sino en un sistema dinámico, actualizable y medible. No es una plataforma. Es una forma distinta de entender qué significa "tener la formación al día".
El primer malentendido que surge cuando se habla de modernizar la formación es que implica producir todo el contenido de nuevo. No es así.
La mayoría de las organizaciones ya tiene el conocimiento documentado: en SOPs, en presentaciones de PowerPoint, en manuales técnicos, en grabaciones de formaciones anteriores. El problema no es la ausencia de conocimiento. Es el formato en el que ese conocimiento está atrapado.
El enfoque de Visual SOP Refactoring consiste en tomar ese conocimiento existente y transformarlo en un formato dinámico, actualizable y consumible: vídeo estructurado con IA, dividido en módulos editables, sin necesidad de regrabar cuando algo cambia. Puedes actualizar el texto del script, cambiar el avatar o la voz, ajustar una diapositiva, y el vídeo refleja el cambio en minutos, no en semanas.
Este proceso es lo que diferencia la producción de contenido de la construcción de infraestructura. Como detallamos en nuestro análisis sobre cómo transformar SOPs industriales en formación estructurada, la clave no es el vídeo en sí. Es la capacidad de mantenerlo actualizado sin fricción.
El segundo cambio estructural es mover el onboarding de un proceso dependiente de personas a un proceso dependiente de sistemas.
En el modelo tradicional, el nuevo empleado aprende lo que el manager o el compañero más disponible puede enseñarle. Eso crea variabilidad: cada persona aprende algo ligeramente distinto, dependiendo de quién la formó, en qué estado estaba ese día y cuánto tiempo tuvo.
Con una infraestructura de conocimiento automatizada, el nuevo empleado accede desde el primer día a un itinerario de formación estructurado, en el idioma que necesita —incluyendo dialectos regionales como catalán, gallego o euskera—, con el contenido que corresponde a su rol y ubicación. El manager no tiene que estar disponible para que el aprendizaje ocurra.
Esto es especialmente relevante en organizaciones con presencia en múltiples sedes, en procesos de expansión internacional, o con alta rotación en posiciones operativas. La formación deja de ser un evento y se convierte en un sistema.
Cambiar la infraestructura de formación tiene un coste. No cambiarlo también lo tiene, pero ese coste es más difícil de ver porque está distribuido: en horas de manager dedicadas a explicar lo que ya debería estar documentado, en errores de empleados que no recibieron la formación actualizada, en tiempo de rampa que se alarga semana a semana.
"Escalar la formación no requiere más presupuesto. Requiere cambiar la infraestructura sobre la que se construye el conocimiento."
El coste de producir formación con métodos tradicionales es estructuralmente alto. El ATD estima que el coste medio por hora de aprendizaje en formación corporativa es de $165, con una inversión total de $1.054 por empleado al año⁵. Ese coste incluye horas de diseño instruccional, producción, revisión y actualización.
La tabla siguiente compara el tiempo de desarrollo en el modelo tradicional frente al modelo con IA:
| Tipo de contenido | Desarrollo tradicional | Desarrollo con IA |
|---|---|---|
| Módulo básico (1h) | 49 horas | 30-45 minutos |
| Módulo intermedio (1h) | 184 horas | 1-2 horas |
| Actualización de contenido existente | 20-40 horas | 10-15 minutos |
La IA no elimina el trabajo humano en la creación de formación. Lo redirige: de producción a estrategia. El tiempo que antes se invertía en grabar, editar y maquetar se invierte ahora en diseñar los itinerarios de aprendizaje, analizar los resultados y mejorar el contenido basándose en datos reales.
Puedes profundizar en este análisis en nuestro artículo sobre cómo reducir costes en la creación de contenido formativo sin perder calidad.
El último elemento que distingue una infraestructura de conocimiento de un repositorio de archivos es la trazabilidad. ¿Quién ha visto qué? ¿Hasta dónde ha llegado? ¿Dónde abandona la formación? ¿Qué módulo tiene peores resultados en el test de validación?
Sin esos datos, las decisiones de formación se toman por intuición. Y la intuición no escala.
Los estándares SCORM y xAPI permiten registrar y analizar el comportamiento de los empleados dentro de los contenidos formativos: tiempo de visualización, progreso, resultados de evaluaciones, rutas de aprendizaje. A pesar de sus ventajas, el xAPI todavía tiene una tasa de adopción del 17%⁶, lo que indica que la mayoría de las organizaciones aún operan sin visibilidad real sobre cómo se consume su formación.
Sin trazabilidad, la organización no puede saber si la formación funciona. Solo puede suponer que sí. Y esa suposición tiene un coste operativo real.
Un sistema de formación escalable exporta en SCORM y xAPI, se integra con el LMS existente, y devuelve datos accionables que permiten mejorar el contenido de forma continua. No como un proyecto, sino como un proceso.
La Inercia Documental tiene un coste medible. Se mide en semanas de TTP, en brechas de conocimiento que se convierten en errores operativos, en horas de manager invertidas en transmitir lo que ya debería estar documentado, en riesgo de compliance en entornos regulados.
Pero el coste más alto es estratégico: una organización que no puede escalar su formación no puede escalar su operación. El conocimiento queda atrapado en las personas que lo tienen, y cuando esas personas rotan, el conocimiento se va con ellas.
La pregunta correcta no es "¿cómo creo más contenido?". Es "¿cómo convierto lo que ya sabemos en algo que escale, se actualice solo y genere datos útiles?".
Eso es lo que hace una Living Knowledge Infrastructure. Y es lo que Vidext está diseñado para construir en empresas de entre 200 y 5.000 empleados que ya han alcanzado ese techo y necesitan un sistema, no más archivos.
Porque los métodos diseñados para equipos pequeños —manuales, formaciones presenciales, transmisión de conocimiento persona a persona— no escalan. El crecimiento organizativo exige sistemas que puedan replicar el conocimiento sin multiplicar los recursos humanos dedicados a transmitirlo.
El Shadow Learning es el aprendizaje que ocurre fuera de los canales formativos oficiales: grupos de mensajería, compañeros con más experiencia, fuentes externas no validadas. Es un riesgo en entornos regulados porque genera variabilidad en los procedimientos y puede derivar en errores de compliance o seguridad.
El Time-to-Productivity (TTP) mide cuánto tarda un empleado en alcanzar plena autonomía en su puesto. Un TTP elevado implica mayor coste de onboarding, mayor riesgo de rotación temprana y menor rendimiento operativo durante las primeras semanas o meses. Una infraestructura de formación escalable reduce el TTP de forma directa.
Un LMS es un repositorio donde se almacena y distribuye contenido formativo. Una infraestructura de conocimiento es un sistema donde ese contenido se crea, actualiza, consume y analiza de forma continua. La diferencia está en la dinámica: uno archiva, el otro retroalimenta.
La IA reduce drásticamente el tiempo de producción y actualización del contenido formativo. Permite transformar documentos existentes (SOPs, presentaciones, manuales) en vídeo estructurado en minutos, generar versiones en múltiples idiomas automáticamente, y mantener el contenido actualizado sin necesidad de regrabar desde cero.
Son estándares técnicos que permiten que el contenido formativo "hable" con el LMS: registrar quién ha visualizado qué, hasta dónde ha llegado, qué resultados ha obtenido. Sin estos estándares, la formación es opaca. Con ellos, se convierte en un sistema con datos accionables.
Desarrollar un módulo de e-learning intermedio con métodos tradicionales requiere entre 49 y 184 horas de trabajo. Con herramientas de IA, ese mismo módulo puede producirse en 1-2 horas. Las actualizaciones de contenido existente, que antes podían tomar semanas, se realizan en minutos.
Sí. A través del enfoque de Visual SOP Refactoring, es posible transformar documentos, presentaciones y grabaciones existentes en contenido vídeo estructurado y editable. Cuando el proceso cambia, solo hay que modificar el script o la diapositiva afectada, sin necesidad de regrabar el módulo completo.
¹ LMS Adoption Statistics 2025 - Research.com
² Informal Learning, Not Left-Over Learning - ATD
³ 33 Employee Training Statistics and Trends - Mentimeter
⁴ Time Estimates for eLearning Development - eLearning Art
⁵ Benchmarks and Trends from the 2025 State of the Industry Report - ATD
⁶ xAPI vs SCORM: Comparison Guide for L&D Managers - iSpring Solutions
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